통신 규제 준수 위험을 관리해야 하는 방법?

SEC, 1934년 증권 거래소 법과 Dodd-Frank Act 규정에 따라 브로커 거래자, 투자 자문가 및 규제 금융 회사가 이메일, 문자 메시지, 인스턴트 메시지를 포함하여 모든 비즈니스 커뮤니케이션의 포괄적 인 기록을 유지합니다. FINRA 규칙 4512 및 관련 규정은 회원 회사가 작성된 감독 절차를 수립하고 시험과 시행 목적으로 급속한 재평가를 허용하는 방식으로 의사 소통을 보존하기 위해 필요한 것입니다. CFTC는 기존의 커미션 상인과 스왑 딜러가 고객 주문, 거래 조언 및 시장 진출 관련 통신을 보관해야 합니다. Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA)는 민감한 고객 데이터를 처리하는 은행 및 금융 기관에 대한 준수 의무를 확장합니다. 의료기관은 보건보험의 책임과 책임법(HIPAA)에 따라 보호된 건강정보를 포함하는 통신상의 특정 보유 및 개인 정보보호 표준을 부과합니다. 뉴욕 Martin Act(General Business Law Article 23-A) 및 New York Department of Financial Services (NYDFS)가 발행한 규정을 포함한 주법은 국가 내에서 금융 서비스 회사들의 재정적 책임과 집행 권한을 추가합니다.

Inadequate 통신 준수는 여러 차원에서 노출을 만듭니다. 규제 기관은 엄격한 규정 준수를 보장하기 위해 필요한 모든 통신을 캡처 할 수있는 시스템을 구현하고 테스트하는지, 유지 정책 일치 통계 또는 계약적 최소한 여부 및 조사 또는 소송 중 합리적인 재평가 메커니즘 기능에 의존하지 않는 경우. 회사는 수요에 통신을 생산할 수 없을 때, 규제 기관은 의도적 촉감 또는 체계적인 negligence를 중화하고, 모두는 고도로 강화한 scrutiny를 방아쇠. 이 법은 규정에 따라 거의 지도를 무시합니다. 법원과 규제 기관은 회사의 크기, 준수 프로그램의 소박한 크기를 무게와 갭이 격리되거나 체계적인 것으로 나타날 수 있습니다. 뉴욕 카운티 법원은 회사의 커뮤니케이션 유지 시스템가 상업 분쟁에서 발견 의무를 충족 여부에 관계없이 회사가 데이터 관리 절차 및 관련 기간 전에 테스트 된 검색 프로토콜을 문서화 할 수 있는지 검사할 수 있습니다. 초기 삭제하면 회사는 신뢰성과 좁은 가능한 방어력을 발휘합니다.

규제된 회사는 모든 플랫폼과 채널을 통해 비즈니스 커뮤니케이션을 캡처해야합니다. 이 전통적인 이메일이 포함되지만, 비즈니스 사정에 대한 리딩을 하는 경우 개인 기기에서 전송된 문자 메시지는 인스턴트 메시징 플랫폼 (Slack, Teams, WhatsApp), 녹음 전화 통화 기록 및 소셜 미디어 직접 메시지를 기록합니다. 비즈니스 커뮤니케이션의 정의는 넓은: 고객 계정, 투자 권고, 거래 결정, 가격, 불만 또는 내부 준수 문제에 대한 논의 모든 교환 범위 내에서 떨어지. Retention 기간은 통계 및 규칙에 따라 다를 수 있습니다. SEC는 일반적으로 브로커 거래 기록을위한 최소 6 년이 필요하며 FINRA가 특정 카테고리의 4 년 요구 사항을 부과합니다. 그러나 일부 통신 (CFTC 규칙의 파생 거래와 관련있는 것과 같은) 7 년 이상 유지해야합니다. 규정 준수 임원의 도전은 일반 데이터 보호 규정 (GDPR) 또는 국가 개인 정보 보호 법령과 같은 프라이버시 법률에 따라 데이터 최소화 원칙을 가진 종종 분쟁이 유지되고, 탈취 권리와 관련하여 회사의 균형을 유지하는 것이고 있습니다.

규제 기관은 보상이 없는 권리, 관심의 비결된 충돌, 시장 조작 또는 내부 거래와 같은 금지 행위를 식별 할 수있는 모니터링 시스템을 구현했는지 여부에 대해 평가합니다. 모니터링은 수동으로 보관되지 않습니다. 그것은 활성 감시, 키워드 검색 및 인간의 검토 프로토콜을 필요로한다. 확고한 분석가의 관점에서 모니터링 시스템의 적절성은 회사가 문서화 된 테스트 정체성을 보여줄 수 있는지 여부를 인식 할 수있는 것보다 캡처 한 통신의 양에 따라 달라집니다, 지정된 커뮤니케이션을위한 명확한 에스컬레이션 절차 및 잠재적 위반의 적시 조사. 규제 기관은 통신이 검토 될 때 감사 흔적을 유지하도록 확고히 기대합니다. 누구, 그리고 어떤 행동이 취해졌습니다. SEC와 FINRA는 큰 통신 아카이브를 유지하고 의미있는 검토 또는 조사의 증거가 부족한 회사에 대한 강제 조치를 취했습니다. 펌웨어는 시스템 모니터링을 통해 법적 권한이 있는 커뮤니케이션과 클라이언트 간의 상호작용은 물론 주의적인 체계 설계 및 훈련을 필요로 하는 기술적이고 번영적 도전 과제를 해결해야 합니다.

금융 서비스 회사는 SEC, FINRA, CFTC 및 연방 예비 요구 사항을 준수해야하며 신속한 검색, 종합 캡처 및 감독 검토를 강조하는 모든 것을 말합니다. 브로커 거래는 고객 불만 및 내부 조사의 기록을 유지해야합니다. HIPAA 및 국가 의료 개인정보 보호법에 따라 환자의 프라이버시를 우선적으로 관리하고, 환자 건강 정보가 암호화되고 접근 통제되는 것을 포함해 의사소통을 보장해야 하며 임상적 필요에 따라만 유지됩니다. 법률 직업은 별도의 윤리적 규칙을 가지고 있습니다 : 변호사는 권한 및 기밀로 클라이언트 통신을 유지해야하며 적절한 특권 개체를 주장하면서 법원 명령 발견과 준수해야합니다. ADA 준수 또한, 특정 상황에 대한 통신을 확장 - 예를 들어 고용주는 직원 숙박 또는 장애 관련 문의에 관한 내부 의사가 기밀로 처리되고 항염증 기준에 따라. 환경 및 직장 안전 통신, 관련 등 공기 품질 준수, 규제 공개 또는 시행 절차에 발견 될 수 있습니다., 회사는 운영 효율을 균형 투명성을 구축하는 유지 프로토콜을 수립하기 위해 기업가를 필요로한다.

효과적인 프로그램은 조직에 의해 사용되는 모든 통신 채널을 식별하는 서면 정책을 시작, 비즈니스 커뮤니케이션 구성 요소 정의, 적용 가능한 법률과 일치 유지 기간 지정, 감독 검토 절차를 수립. 정책은 기술 구현을 해결해야 합니다. 이 시스템은 통신 캡처, 데이터가 암호화되고 액세스 제어되는 방법 및 검색 메커니즘이 테스트 될 것입니다. 조직은 또한 감시, 조사 표백 통신 및 고위 관리와 이사회에 대한보고 결과를 모니터링 할 책임있는 준법 인력을 설계해야합니다. 일반 테스트-자기 검색 요청, 데이터 검색 드릴 및 시스템 로그 감사를 포함. 이 시험의 문서는 날짜, 범위 및 구제 단계와 같은 이러한 테스트에서 준수에 대한 조직의 약속을 민주화하는 동시 기록. 상담으로, 나는 종종 클라이언트에게 가장 귀중한 artifact는 규제 문의 또는 소송 수요가 발생하기 전에 테스트 된 서류 감사 트레일입니다; 이 기록은 민감성 지배를 끄는 반응적 인 관할에서 월리학을 변화시킵니다.

뉴욕 금융 서비스 부서 (NYDFS)는 재무 서비스 회사, 보험 회사와 함께 광범위한 감독 기관을 운동하고 NY에서 운영되는 돈 서비스 기업. NYDFS 규정은 고객 상호 작용의 상세한 기록을 유지하고 검사 중에 수요에 대한 그 레코드를 생산하는 기업이 필요합니다. NYDFS 조사자가 요청 통신 기록을 요청할 때, 회사는 지정된 시간 내에 응답해야합니다; 지연 또는 불완전한 생산은 부과금 계산에 대한 침략적인 요인으로 조정하는 행위를 갖는 방해 또는 실패의 결과로 발생할 수 있습니다. 실제 중요성은 뉴욕 기업들이 연방 준수 프레임 워크에 의존할 수 없다는 것입니다. 그들은 또한 국가 수준의 scrutiny를 기대하고 시스템을 충족하는 것은 연방 및 주 보존과 회복 표준을 모두 보장해야합니다.

조직은 모든 시스템 및 채널의 종합적인 재고를 수행하여 해당 통계와 규제 최소한과 관련하여 유지 정책을 정렬하고, 수익률 및 생산 능력에 대한 일정한 테스트를 실시함으로써 의사 소통 준수 자세를 평가해야 합니다. 이사회 수준의 감독, 규정 준수위원회 회의, 감사 결과 및 구제 노력 포함 - 규제 표준이 진화함에 따라 유지되고 업데이트됩니다. 특히 관심은 신흥 기술 및 플랫폼으로 지불해야합니다. 규제자들은 새로운 채널에 통신을 주소로 점점 더 기대합니다 ( 협업 작업 플랫폼 또는 암호화 메시징 서비스와 같은) 이메일과 기록 된 통화에 적용된 동일한 의장이 적용됩니다. 상담과의 초기 참여 전략적인 가치는 복잡한 다채널 환경에서도 불가능한 완벽한 준수를 달성하지 못하지만, 규제 기관이 수행하기 전에 조직의 약속을 식별하고 해결하는 문서화 된 기록을 작성합니다.