Tuân thủ pháp luật về nhân sự và lao động

Tuân thủ pháp luật về nhân sự và lao động giúp doanh nghiệp vận hành có hệ thống quy trình quản trị nhân sự nội bộ, đồng thời quản lý minh bạch và công bằng các quyết định cũng như thủ tục liên quan.

Qua đó, doanh nghiệp có thể phòng ngừa tranh chấp nội bộ và sai sót trong vận hành có khả năng phát sinh ở các lĩnh vực như tuyển dụng, đánh giá, tiền lương và thời giờ làm việc.

Việc quản lý và kiểm tra thường xuyên cũng góp phần nâng cao mức độ tin cậy của doanh nghiệp và xây dựng văn hóa tổ chức lành mạnh.

Tuân thủ pháp luật về nhân sự và lao động được áp dụng ngay từ giai đoạn tìm kiếm và tuyển dụng người lao động.

Doanh nghiệp phải tuân thủ các nội dung sau để phòng ngừa rủi ro pháp lý có thể phát sinh trong quá trình tuyển dụng.

Việc tuân thủ cũng cần thiết ở giai đoạn trước khi ký kết hợp đồng lao động.

Doanh nghiệp cần xem xét việc trả lương và liệu quan hệ lao động có được hình thành trong quá trình người đã được quyết định tuyển dụng thực hiện công việc hay không, đồng thời đánh giá bản chất thực tế của từng hình thức làm việc để phòng ngừa tranh chấp và rủi ro pháp lý về sau.

Các nội dung cụ thể như sau.

Việc tuân thủ quy định về thời giờ và chế độ làm việc là nội dung doanh nghiệp bắt buộc phải quản lý.

Doanh nghiệp có thể quản lý thông qua các nội dung sau để kiểm tra việc tuân thủ thời giờ làm việc theo luật định, làm thêm giờ, thời gian nghỉ và việc vận hành các chế độ làm việc.

Cách tính và trả lương cũng như phương thức trích lập khoản trợ cấp thôi việc là những yếu tố rủi ro pháp lý quan trọng đối với doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần kiểm tra việc có áp dụng chế độ lương gộp hay không, đối chiếu khoản thù lao đã trả với thời gian làm việc thực tế và xác nhận việc tính trợ cấp thôi việc có phù hợp với các tiêu chuẩn của pháp luật lao động Hàn Quốc hay không.

Qua đó, doanh nghiệp có thể phòng ngừa các khoản nợ tiềm tàng ngoài dự kiến.

Tuân thủ pháp luật về nhân sự và lao động còn được thực hiện thông qua việc kiểm soát và kiểm tra toàn bộ hoạt động nhân sự trong tổ chức.

Doanh nghiệp cần quản lý minh bạch và công bằng quá trình ra quyết định về tuyển dụng, đánh giá, đãi ngộ và thăng chức, đồng thời thực hiện kiểm tra và giám sát định kỳ để giảm thiểu tranh chấp nội bộ, sai sót trong vận hành, qua đó góp phần củng cố mức độ tin cậy và xây dựng văn hóa tổ chức lành mạnh.

Hệ thống tuân thủ pháp luật về nhân sự và lao động cần được xây dựng có hệ thống dựa trên các quy định pháp luật, quy định nội bộ và chuẩn mực đạo đức liên quan.

Việc xây dựng hệ thống dựa trên pháp luật và quy định nội bộ giúp phòng ngừa nguy cơ tranh chấp do phân biệt đối xử hoặc quyết định nhân sự bất hợp lý có thể phát sinh trong quá trình ra quyết định về nhân sự.

Việc phân định rõ bộ phận phụ trách và phạm vi trách nhiệm cũng giúp giảm xung đột nội bộ và tình trạng chậm ra quyết định do không xác định được trách nhiệm.

Các thủ tục nhân sự ở từng giai đoạn như tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động, quản lý thời giờ làm việc, tiền lương và nghỉ việc là những khâu trọng yếu tập trung nhiều rủi ro pháp lý của doanh nghiệp.

Việc kiểm tra định kỳ các thủ tục này và kịp thời cập nhật nội dung sửa đổi của pháp luật có thể giúp phòng ngừa biện pháp xử lý hành chính của cơ quan lao động Hàn Quốc hoặc tranh chấp với người lao động.

Việc quản lý minh bạch hồ sơ nhân sự và cải thiện các thông lệ bất hợp lý cũng giúp giảm rủi ro phát sinh khiếu nại, tố giác nội bộ và củng cố nền tảng tin cậy trong tổ chức.

Hiệu quả thực tế của hệ thống tuân thủ phụ thuộc vào hoạt động giám sát liên tục sau khi được triển khai.

Kiểm toán và kiểm tra nội bộ định kỳ không chỉ mang tính hình thức mà còn đóng vai trò như một hệ thống cảnh báo, giúp phát hiện sớm dấu hiệu vi phạm pháp luật và xử lý trước khi vấn đề lan rộng.

Quy trình khắc phục kịp thời vi phạm và phòng ngừa tái diễn là cơ chế quan trọng để duy trì đồng thời mức độ tin cậy và sự ổn định pháp lý của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo định kỳ để ban lãnh đạo, người phụ trách nhân sự và toàn thể nhân viên hiểu đầy đủ các quy định pháp luật và quy định nội bộ.

Nội dung đào tạo cần phù hợp với cấp bậc và đặc điểm công việc, đồng thời tập trung vào những vấn đề có thể áp dụng tại nơi làm việc.

Việc đào tạo định kỳ và có hệ thống cho mọi thành viên, từ ban lãnh đạo đến nhân viên tại nơi làm việc, có thể giúp phòng ngừa tranh chấp, xử lý kỷ luật và rủi ro uy tín không cần thiết do vi phạm quy định.

Đặc biệt, nếu chương trình đào tạo tập trung vào thực tiễn, các thành viên có thể chủ động thực hiện hành vi tuân thủ trong công việc hằng ngày, qua đó góp phần đưa việc tuân thủ trở thành một phần của văn hóa doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần nhận diện trước các rủi ro pháp lý và rủi ro vận hành có thể phát sinh để chuẩn bị phương án ứng phó.

Sự chuẩn bị này giúp doanh nghiệp triển khai nhanh chóng quy trình báo cáo và giảm thiểu phạm vi thiệt hại khi rủi ro thực tế phát sinh.

Doanh nghiệp cũng cần thiết lập hệ thống báo cáo rủi ro định kỳ để hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định chiến lược dựa trên thông tin được báo cáo.

Nếu doanh nghiệp điều chuyển nhân sự hoặc tái cơ cấu để nâng cao hiệu quả tổ chức sau khi mua bán và sáp nhập mà không có lý do chính đáng và không tuân thủ thủ tục cần thiết, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các rủi ro pháp lý đáng kể như sa thải trái pháp luật, bồi thường thiệt hại hoặc tổn hại uy tín.

Vì vậy, trong hệ thống tuân thủ pháp luật về nhân sự và lao động, doanh nghiệp cần vận hành có hệ thống các biện pháp sau.

Hệ thống quản lý này không chỉ giúp phòng ngừa tranh chấp trong ngắn hạn mà còn hỗ trợ tổ chức ổn định sau sáp nhập và duy trì môi trường việc làm bền vững.

Để phòng ngừa rủi ro pháp lý và rủi ro vận hành có thể phát sinh trong toàn bộ hoạt động quản lý nhân sự và lao động, doanh nghiệp cần được tư vấn pháp luật và thực hiện kiểm tra có hệ thống.

Công ty Luật Daeryun có cơ chế phối hợp giữa các luật sư phụ trách lĩnh vực doanh nghiệp có chuyên môn về pháp luật lao động và quản lý nhân sự, chuyên gia quan hệ lao động cùng các chuyên gia tư vấn nhân sự và lao động.

Thông qua cơ chế này, công ty hỗ trợ các nội dung tuân thủ liên quan đến nhân sự và lao động như quản lý tuyển dụng và hợp đồng lao động, tuân thủ quy định về tiền lương và thời giờ làm việc, cũng như kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ.

Doanh nghiệp có thể cùng 🔗luật sư phụ trách lĩnh vực doanh nghiệp của Công ty Luật Daeryun tiến hành kiểm tra có hệ thống việc tuân thủ pháp luật về nhân sự và lao động cũng như quản lý các rủi ro liên quan.