Kepatuhan

Kepatuhan merupakan sistem yang diperlukan oleh setiap perusahaan tanpa memandang skalanya.

Perusahaan berskala kecil justru perlu lebih mempersiapkan pembangunan sistem kepatuhan, termasuk melalui pelatihan kepatuhan hukum, karena kesalahan seorang karyawan dapat dengan mudah mengakibatkan kerugian besar bagi seluruh perusahaan.

Selain diperlukan untuk menghindari pertanggungjawaban hukum, kepatuhan juga berperan penting dalam pertumbuhan perusahaan yang berkelanjutan dan pembangunan kepercayaan.

Alasan diperlukannya kepatuhan dapat dirangkum sebagai berikut.

▶Pencegahan risiko pelanggaran hukum
Risiko pelanggaran dalam berbagai bidang hukum, seperti perdagangan yang adil, perlindungan data pribadi, hukum ketenagakerjaan, keselamatan industri, dan perpajakan, dapat dikendalikan terlebih dahulu.

▶Pencegahan pertanggungjawaban manajemen dan dasar pembebasan dari tanggung jawab
Dokumen kepatuhan dapat digunakan sebagai alat bukti bahwa dewan direksi dan direktur utama telah melaksanakan kewajiban kehati-hatian dalam menjalankan tugasnya.

Bahkan jika suatu masalah timbul kemudian, pembuktian bahwa sistem pengendalian internal yang memadai telah dijalankan dapat menjadi dasar pembebasan dari tanggung jawab.

▶Sarana pembelaan utama dalam menghadapi pemeriksaan dan penyidikan
Dokumen kepatuhan dan alat bukti internal menjadi sarana terpenting untuk membela perusahaan dalam pemeriksaan oleh Komisi Perdagangan Adil Korea Selatan, penggeledahan dan penyitaan oleh kejaksaan, serta pemeriksaan pajak oleh Badan Pajak Nasional Korea Selatan.

▶Membangun kepercayaan dengan perusahaan global dan mitra asing
Kesesuaian dengan standar kepatuhan internasional meningkatkan kepercayaan dalam transaksi dengan mitra luar negeri.

Pembangunan sistem kepatuhan merupakan proses menyiapkan prosedur sistematis untuk mematuhi peraturan hukum.

Proses ini mencakup penyusunan kebijakan, pelatihan karyawan, pembangunan sistem pemantauan, pemeriksaan kepatuhan, dan tindakan korektif atas pelanggaran.

Sistem kepatuhan yang efektif membantu mencegah risiko internal perusahaan dan menanggapi masalah yang telah timbul dengan cepat.

Setelah sistem kepatuhan tersebut dibangun, sistem juga perlu terus diperbaiki dengan mencerminkan perubahan terbaru dalam peraturan perundang-undangan.

Oleh karena itu, penting untuk memperoleh nasihat secara berkelanjutan dari advokat yang memiliki keahlian dalam Undang-Undang Hukum Dagang Korea Selatan dan peraturan terkait serta berpengalaman memberikan nasihat kepada perusahaan.

Selain itu, karena pemantauan kepatuhan memerlukan pemeriksaan oleh lembaga penyidik serta pengumpulan surel, data akuntansi, dan alat bukti lainnya, sebaiknya perusahaan memperoleh bantuan dari ahli pemeriksaan alat bukti dan forensik digital pada sebuah firma hukum.

Melalui pembangunan sistem tersebut, perusahaan perlu membuka jalan agar dapat mencegah persoalan dan sengketa hukum serta bertumbuh secara stabil.

Risiko perusahaan yang berkaitan dengan Undang-Undang Regulasi Monopoli dan Perdagangan yang Adil Korea Selatan, Undang-Undang Transaksi Subkontrak yang Adil Korea Selatan, Undang-Undang Transaksi Waralaba yang Adil Korea Selatan, dan peraturan lainnya dapat timbul dalam bentuk kolusi, penyalahgunaan posisi dominan di pasar, campur tangan yang tidak patut terhadap pewaralaba, atau tidak dibayarkannya biaya subkontrak.

Risiko tersebut dapat dipicu oleh pemeriksaan atas kewenangan Komisi Perdagangan Adil Korea Selatan atau laporan dari pihak lain. Jika risiko menjadi kenyataan, hal tersebut dapat berujung pada sanksi administratif berupa pembayaran sejumlah uang, gugatan ganti rugi, bahkan penghukuman pidana.

Peran ahli pemeriksaan alat bukti dan forensik digital sangat penting.

Dengan menyimpan dan menganalisis catatan digital yang dapat membuktikan praktik perdagangan tidak adil, seperti surel, layanan pesan internal perusahaan, notulen rapat, kontrak, dan dokumen instruksi, ahli tersebut menyediakan bahan dasar yang penting untuk membangun penyelidikan internal dan argumentasi pembelaan.

Secara khusus, komunikasi yang dipertukarkan antareksekutif dan pedoman kerja bagi petugas terkait perlu disusun berdasarkan urutan waktu.

Pelanggaran Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi Korea Selatan dan Undang-Undang Jaringan Informasi dan Komunikasi Korea Selatan dapat timbul dari pengumpulan atau penggunaan informasi pelanggan tanpa izin, tidak dilaksanakannya prosedur persetujuan, pengelolaan pihak penerima tugas yang tidak memadai, atau kebocoran basis data.

Industri hiburan dan olahraga memiliki risiko yang besar karena menangani informasi penggemar, informasi anggota, dan riwayat pembayaran.

Jika terjadi pelanggaran data pribadi, perusahaan dapat dikenai tidak hanya sanksi administratif berupa pembayaran sejumlah uang, tetapi juga keputusan tata usaha negara dan gugatan perdata.

Melalui Pusat Pemeriksaan Alat Bukti dan Forensik Digital, perusahaan perlu mempersiapkan riwayat persetujuan atas pengumpulan dan penggunaan data pribadi, catatan log akses, pedoman penanganan data pribadi, serta catatan pelaksanaan kontrak dengan pihak penerima tugas untuk membuktikan bahwa perusahaan telah memperoleh persetujuan terlebih dahulu dan melakukan pengelolaan secara memadai.

Setelah pelanggaran terjadi, penting pula untuk menganalisis log sistem internal dan catatan akses administrator guna mengidentifikasi penyebab pelanggaran serta menentukan kaitannya dengan peretasan eksternal atau faktor lainnya.

Pelanggaran Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan Korea Selatan, Undang-Undang Keselamatan dan Kesehatan Kerja Korea Selatan, Undang-Undang Kesetaraan Kesempatan Kerja bagi Laki-Laki dan Perempuan Korea Selatan, serta peraturan lainnya dapat menimbulkan persoalan berupa pemutusan hubungan kerja yang tidak sah, perundungan di tempat kerja, jam kerja yang panjang, atau upah yang tidak dibayarkan. Persoalan tersebut dapat berkembang menjadi laporan kepada Kementerian Ketenagakerjaan dan Tenaga Kerja Korea Selatan atau gugatan perdata.

Belakangan ini, tekanan mental yang dialami pekerja emosional dan kontroversi mengenai metode pengawasan berbasis AI juga mendapat perhatian.

Pusat Pemeriksaan Alat Bukti dan Forensik Digital mengamankan dan menganalisis log jam kerja dalam sistem manajemen sumber daya manusia, catatan perhitungan gaji, catatan mutasi kepegawaian, surel mengenai perundungan di tempat kerja, rekaman suara, serta catatan penerimaan laporan.

Catatan tersebut digunakan sebagai bahan untuk membuktikan atau membantah apakah perusahaan telah mematuhi standar hukum dan mengambil tindakan terhadap perundungan.

Apabila bahan pengembangan internal perusahaan bocor ke pihak luar atau perusahaan menggunakan ciptaan maupun merek pihak lain tanpa izin, dapat terjadi pelanggaran Undang-Undang Perlindungan Rahasia Dagang Korea Selatan, Undang-Undang Hak Cipta Korea Selatan, Undang-Undang Pencegahan Persaingan Curang dan Perlindungan Rahasia Dagang Korea Selatan, Undang-Undang Merek Korea Selatan, dan peraturan lainnya.

Perusahaan hiburan yang berfokus pada konten dan perusahaan olahraga berbasis teknologi dapat sangat rentan terhadap gugatan pelanggaran kekayaan intelektual.

Pusat Pemeriksaan Alat Bukti dan Forensik Digital berfokus pada pengamanan riwayat penyusunan bahan pengembangan, proses penciptaan karya, catatan perubahan, log pengelolaan versi kode sumber, dan ketentuan mengenai kepemilikan hak dalam kontrak untuk membuktikan “siapa membuat apa dan kapan” atau “bahwa konten ini merupakan karya asli”.

Bahan pembelaan yang menunjukkan bahwa hak pihak lain tidak dilanggar juga dipersiapkan dalam bentuk dokumen persetujuan terlebih dahulu atau catatan lisensi atas penggunaan karya pihak ketiga.

Pelanggaran peraturan terkait lingkungan atau Undang-Undang Keselamatan dan Kesehatan Kerja Korea Selatan juga berkaitan dengan Undang-Undang Penghukuman Kecelakaan Berat Korea Selatan.

Pembuangan limbah secara sembarangan, kelalaian dalam mengelola bahan berbahaya, dan penyembunyian kecelakaan kerja dapat berdampak serius terhadap reputasi dan kelangsungan perusahaan.

Dalam acara olahraga dan konser berskala besar belakangan ini, ketentuan keselamatan dan lingkungan berlaku secara bersamaan sehingga diperlukan kepatuhan dalam pelaksanaannya.

Pusat Pemeriksaan Alat Bukti dan Forensik Digital menyusun secara sistematis hasil pengukuran lingkungan kerja, riwayat pelatihan keselamatan, catatan pemeriksaan, rencana awal, dan catatan penilaian risiko. Apabila terjadi kecelakaan, pusat tersebut juga menentukan hubungan pertanggungjawaban hukum berdasarkan rekaman CCTV di lokasi, sistem pelaporan, dan catatan tanggap darurat serta membuktikan pelaksanaan kewajiban pengelolaan oleh perusahaan.

Pusat Pemeriksaan Alat Bukti Firma Hukum Daeryun memberikan pendampingan sebagai berikut.

▶Diagnosis awal dan pemeriksaan kondisi operasional kepatuhan internal
Pusat ini mendiagnosis pelaksanaan operasional yang sebenarnya, seperti kondisi penyimpanan dokumen, kebijakan pengendalian layanan pesan, dan sistem pelaporan di tempat kerja, kemudian mengidentifikasi bidang-bidang yang berisiko.

▶Pengamanan alat bukti secara cepat dan tindakan penyimpanan ketika terjadi suatu perkara
Alat bukti utama diekstraksi secara forensik dengan cepat dari surel, server, laptop, dan perangkat lainnya, serta kemungkinan distorsi atau penghapusan alat bukti dicegah.

▶Konsultasi mengenai penanganan lembaga penyidik dan penyerahan bahan pemeriksaan
Risiko hukum berdasarkan keputusan untuk menyerahkan atau tidak menyerahkan bahan dianalisis, kemudian daftar alat bukti disusun sesuai dengan strategi pembelaan.

Jika diperlukan, penyesuaian keterangan dan panduan penafsiran dokumen juga diberikan secara bersamaan.

Hal terpenting dalam kepatuhan perusahaan bukan hanya apakah suatu pelanggaran telah terjadi, melainkan menunjukkan upaya apa yang telah dilakukan untuk pengendalian internal dan apakah upaya tersebut benar-benar ada.

Kepatuhan tidak boleh terbatas pada penyusunan dokumen atau perubahan anggaran dasar, tetapi harus didukung oleh pengelolaan dokumen, sistem pelaporan, catatan instruksi, dan sistem forensik yang benar-benar dijalankan.

Pusat Pemeriksaan Alat Bukti dan Pusat Forensik Digital menjalankan peran utama dalam praktik kepatuhan sebagai satu-satunya saluran yang mengubah “risiko yang tidak terlihat” menjadi alat bukti yang dapat dilihat.

Penanganan risiko kepatuhan perusahaan, seperti penggelapan dan ingkar amanah, kebocoran teknologi, serta pelanggaran Undang-Undang Regulasi Monopoli dan Perdagangan yang Adil Korea Selatan, ditentukan oleh perang data.

Untuk pertahanan strategis dalam perkara pelanggaran kepatuhan dan pembangunan sistem audit internal yang melampaui sekadar kemampuan pemulihan teknis, pusat ini memberikan dukungan terfokus pada kemampuan utama berikut.

• Mengubah jutaan surel, pesan, log server, dan data perusahaan lainnya menjadi basis data yang dapat ditelusuri
• Menemukan dengan cepat petunjuk penting mengenai perbuatan tidak patut
• Menghubungkan catatan yang tersebar untuk memperoleh pemahaman mendalam mengenai perkara
• Merekonstruksi hubungan persekongkolan dan hubungan lainnya dalam bentuk lini masa untuk memaksimalkan kemampuan penyelidikan internal
• Memulihkan alat bukti utama yang rusak atau disembunyikan
• Membantah secara langsung lompatan kesimpulan atau dugaan lembaga regulator melalui analisis silang data
• Membuktikan tidak adanya pelanggaran melalui “ketiadaan” data dan menunjukkan bahwa pengaduan tersebut tidak berdasar
• Menyusun strategi untuk meminimalkan risiko sanksi administratif berupa pembayaran sejumlah uang dan penghukuman pidana

Pusat Forensik Digital mampu merancang strategi pembelaan proaktif yang melampaui tanggapan pasif setelah terjadinya pelanggaran.

▣ Perusahaan terbuka dan lembaga keuangan
□Pembangunan sistem pengelolaan jangka waktu penyimpanan dokumen elektronik dan surel serta log penghapusannya

□Pemantauan secara waktu nyata terhadap kemungkinan pelanggaran Undang-Undang Jasa Investasi Keuangan dan Pasar Modal Korea Selatan, seperti perdagangan orang dalam dan manipulasi harga saham

□Pemeriksaan awal terhadap kemungkinan pencantuman keterangan palsu dalam pengungkapan informasi ESG

□Pemeriksaan apakah anonimitas dalam sistem pelaporan internal telah dijamin

□Pemeriksaan apakah independensi badan audit telah dijamin

▣ Perusahaan global dan multinasional
□Identifikasi risiko penerapan undang-undang antikorupsi luar negeri, seperti FCPA (Undang-Undang Praktik Korupsi Asing Amerika Serikat) dan UKBA (Undang-Undang Penyuapan Inggris)

□Pemeriksaan apakah pedoman pengendalian internal badan usaha di luar negeri telah diseragamkan

□Pemeriksaan terhadap kemungkinan pelanggaran undang-undang sanksi terhadap negara yang dikenai sanksi sehubungan dengan ekspor ke luar negeri

□Pemeriksaan tingkat penyelesaian pelatihan kepatuhan bagi karyawan di luar negeri

□Pemeriksaan apakah protokol kerja sama dengan tim hukum setempat telah dibangun

▣ Perusahaan menengah dan perusahaan manufaktur
□Pemeriksaan risiko transaksi yang tidak patut dengan perusahaan subkontraktor

□Pemeriksaan berkelanjutan terhadap kemungkinan pelanggaran Undang-Undang Keselamatan dan Kesehatan Kerja Korea Selatan

□Pemeriksaan kepatuhan terhadap ketentuan penilaian dampak lingkungan dan pengolahan limbah

□Pemeriksaan keberadaan sistem pencegahan kebocoran rahasia dagang

□Pemeriksaan keberadaan pelanggaran perjanjian dengan serikat pekerja

▣ Perusahaan hiburan dan konten
□Peninjauan keabsahan hukum kontrak, termasuk kontrak penampilan, kontrak eksklusif, dan kontrak hak cipta

□Pemeriksaan apakah ketentuan pengakhiran kontrak dan penalti dalam kontrak dengan pengisi acara dan kreator telah ditinjau

□Penegasan kepemilikan hak cipta atas karya yang diproduksi oleh pihak luar

□Pemeriksaan penanganan Undang-Undang Pelabelan dan Periklanan yang Adil Korea Selatan serta peraturan PPL

□Pembangunan proses penanganan komentar jahat dan pencemaran nama baik