CONTENIDO
- 1. Cumplimiento normativo | concepto e importancia
- - Necesidad del cumplimiento normativo
- - Implantación de un sistema de cumplimiento normativo
- 2. Cumplimiento normativo | cuestiones de cumplimiento e investigación de pruebas
- - Cumplimiento normativo en materia de competencia
- - Cumplimiento normativo en materia de protección de datos personales
- - Cumplimiento normativo en materia de recursos humanos y relaciones laborales
- - Cumplimiento normativo en materia de propiedad intelectual e industrial (PI)
- - Cumplimiento normativo en materia medioambiental y de seguridad industrial
- 3. Cumplimiento normativo | establecimiento de un sistema de gestión de pruebas
- - Función de los centros de investigación de pruebas y análisis forense digital
- - Capacidades del Centro de Análisis Forense Digital de Daeryun
- 4. Cumplimiento normativo | implantación de un sistema de supervisión con profesionales jurídicos
- - Lista de comprobación del cumplimiento normativo según el tipo de empresa
1. Cumplimiento normativo | concepto e importancia
El cumplimiento normativo (compliance) se refiere al sistema mediante el cual una empresa desarrolla sus actividades de gestión respetando las distintas leyes, sus normas internas y los principios éticos.
No se limita a «cumplir la ley», sino que ha evolucionado hasta convertirse en un sistema preventivo de gestión jurídica destinado a favorecer la sostenibilidad de la empresa, su responsabilidad social y la protección de las partes interesadas.
En los últimos años, junto con la gestión ESG, el cumplimiento normativo está directamente relacionado con el «control de los riesgos empresariales». En particular, dado que la obtención de pruebas y la gestión documental han adquirido mayor importancia cuando se producen actos ilícitos, la función de los especialistas en investigación de pruebas y análisis forense digital resulta especialmente relevante.
Los actos de corrupción empresarial, como el cohecho, la filtración o manipulación de datos, la apropiación indebida, el incumplimiento del deber de lealtad en la gestión de asuntos ajenos, la estafa y otros delitos patrimoniales, constituyen problemas fundamentales que obstaculizan el crecimiento de las empresas.
El sistema de cumplimiento normativo permite proteger a la empresa frente a factores internos y externos y actúa como salvaguardia para reducir su exposición a riesgos jurídicos.
Por ello, con independencia del tamaño de la empresa, resulta aconsejable solicitar asesoramiento jurídico a profesionales competentes para establecer un marco destinado a implantar un sistema de cumplimiento normativo.
Necesidad del cumplimiento normativo
El cumplimiento normativo es un sistema necesario con independencia del tamaño de la empresa.
En las empresas más pequeñas, el error de un solo empleado puede ocasionar daños importantes al conjunto de la organización, por lo que resulta especialmente necesario prepararse mediante la implantación de un sistema de cumplimiento normativo que incluya formación sobre el cumplimiento de las normas.
Además, el cumplimiento normativo no solo es necesario para reducir el riesgo de responsabilidad jurídica, sino que también desempeña un papel importante en el crecimiento sostenido de la empresa y en la generación de confianza.
Las principales razones por las que resulta necesario son las siguientes:
▶Prevención del riesgo de infracciones legales
Permite controlar preventivamente los riesgos de infracción en ámbitos jurídicos diversos, como la competencia, la protección de datos personales, el Derecho laboral, la seguridad industrial y la fiscalidad.
▶Prevención de la responsabilidad de la dirección y fundamento para una posible exoneración
Puede utilizarse como prueba documental del cumplimiento del deber de diligencia por parte del consejo de administración y del director representante.
Aunque surja posteriormente un problema, acreditar que se operó un sistema adecuado de control interno puede constituir una circunstancia relevante para una posible exoneración de responsabilidad.
▶Medio de defensa esencial ante inspecciones e investigaciones
Los documentos de cumplimiento normativo y las pruebas internas constituyen herramientas importantes para la defensa de la empresa ante investigaciones de la Comisión de Comercio Justo, registros e incautaciones de la fiscalía o inspecciones tributarias del Servicio Nacional de Impuestos de la República de Corea.
▶Generación de confianza con empresas globales y socios extranjeros
La adecuación a las normas internacionales de cumplimiento normativo permite reforzar la confianza en las operaciones con socios extranjeros.
Implantación de un sistema de cumplimiento normativo
La implantación de un sistema de cumplimiento normativo es el proceso de establecer procedimientos sistemáticos para respetar las normas legales.
Comprende la formulación de políticas, la formación del personal, la implantación de sistemas de supervisión, la verificación del cumplimiento de las normas y la adopción de medidas correctoras ante las infracciones.
Un sistema eficaz de cumplimiento normativo ayuda a prevenir los riesgos internos de la empresa y a responder adecuadamente a los problemas que se produzcan.
Incluso después de implantarlo, es necesario mejorarlo de manera continua para reflejar los cambios en la normativa vigente.
Por ello, es importante contar con asesoramiento continuado de abogados que conozcan la legislación pertinente, incluida la Ley Mercantil de la República de Corea, y tengan experiencia en el asesoramiento jurídico a empresas.
Asimismo, la supervisión del cumplimiento requiere actuaciones de los órganos de investigación y la recopilación como pruebas de correos electrónicos, documentación contable y otros materiales, por lo que puede resultar conveniente contar con especialistas de un despacho de abogados en investigación de pruebas y análisis forense digital.
La implantación de estos sistemas debe contribuir a prevenir problemas y controversias jurídicas y a crear condiciones que favorezcan el crecimiento estable de la empresa.
2. Cumplimiento normativo | cuestiones de cumplimiento e investigación de pruebas
A continuación, se examinan las cuestiones de cumplimiento normativo de cada ámbito, así como la función y la necesidad de la investigación de pruebas y el análisis forense digital.
Cumplimiento normativo en materia de competencia
Los riesgos empresariales relacionados con la Ley de Regulación de Monopolios y Comercio Justo, la Ley de Transacciones Justas en la Subcontratación y la Ley de Transacciones Justas en el Negocio de Franquicias de la República de Corea pueden presentarse en forma de concertación, abuso de posición dominante en el mercado, interferencias indebidas en la actividad de los franquiciados o impago de cantidades debidas a subcontratistas.
Pueden detectarse a raíz de una investigación de oficio de la Comisión de Comercio Justo de la República de Corea o de una denuncia. Si los riesgos se materializan, pueden dar lugar a sanciones pecuniarias administrativas (gwajinggeum), demandas de indemnización por daños y perjuicios e incluso sanciones penales.
La investigación de pruebas y el análisis forense digital desempeñan una función muy importante.
La conservación y el análisis de correos electrónicos, mensajes internos, actas de reuniones, contratos, instrucciones y otros registros digitales que puedan acreditar prácticas desleales proporcionan materiales fundamentales para realizar investigaciones internas y preparar los argumentos de defensa.
En particular, resulta esencial ordenar cronológicamente las comunicaciones entre directivos y las instrucciones prácticas impartidas al personal responsable.
Cumplimiento normativo en materia de protección de datos personales
Las infracciones de la Ley de Protección de Datos Personales y de la Ley de Redes de Información y Comunicaciones de la República de Corea pueden derivarse de la recogida o utilización no autorizada de datos de clientes, la omisión del procedimiento de consentimiento, una gestión deficiente de las actividades externalizadas o la filtración de bases de datos.
Los sectores del entretenimiento y el deporte presentan riesgos especialmente elevados porque tratan datos de aficionados, información de miembros y datos de pago.
Una vulneración de datos personales puede dar lugar no solo a sanciones pecuniarias administrativas (gwajinggeum), sino también a actos administrativos y procesos civiles.
A través del Centro de Investigación de Pruebas y Análisis Forense Digital, debe prepararse la obtención de los registros del consentimiento para la recogida y utilización de datos personales, los registros de acceso, las directrices sobre tratamiento de datos personales y la documentación relativa al cumplimiento de los contratos de externalización, a fin de acreditar que la empresa recabó previamente el consentimiento y efectuó una gestión adecuada.
Incluso después de una vulneración, es importante analizar los registros del sistema interno y los accesos de los administradores para determinar su causa y examinar su posible relación con un ataque informático externo.
Cumplimiento normativo en materia de recursos humanos y relaciones laborales
Las infracciones de las leyes de la República de Corea, como la Ley de Normas Laborales, la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo y la Ley de Igualdad de Empleo entre Hombres y Mujeres, pueden dar lugar a despidos improcedentes, acoso laboral, jornadas excesivas o impago de salarios, y pueden desembocar en denuncias ante el Ministerio de Empleo y Trabajo o en procesos civiles.
En los últimos años también han adquirido relevancia el estrés psicológico de los trabajadores que realizan tareas con una elevada carga emocional y la controversia sobre los métodos de vigilancia mediante inteligencia artificial.
El Centro de Investigación de Pruebas y Análisis Forense Digital obtiene y analiza los registros de jornada del sistema de recursos humanos, los datos de liquidación salarial, los registros de traslados de personal, los correos electrónicos y grabaciones relacionados con el acoso laboral, así como las denuncias recibidas.
Estos registros pueden utilizarse para acreditar o refutar que la empresa respetó las normas legales y adoptó medidas frente al acoso.
Cumplimiento normativo en materia de propiedad intelectual e industrial (PI)
La filtración al exterior de materiales de desarrollo internos de una empresa o el uso no autorizado de obras o marcas ajenas pueden constituir infracciones de la legislación de la República de Corea sobre protección de secretos comerciales, la Ley de Propiedad Intelectual (derechos de autor), la Ley de Prevención de la Competencia Desleal y Protección de Secretos Comerciales y la Ley de Marcas.
Las empresas de entretenimiento centradas en contenidos y las empresas deportivas de base tecnológica pueden ser especialmente vulnerables a litigios por vulneración de derechos de propiedad intelectual e industrial.
El Centro de Investigación de Pruebas y Análisis Forense Digital se centra en obtener el historial de elaboración de los materiales de desarrollo, el proceso de creación de las obras, los registros de modificaciones, los registros de control de versiones del código fuente y las cláusulas contractuales sobre titularidad de derechos para acreditar «quién creó qué y cuándo» o «que este contenido es el original».
La documentación de defensa destinada a demostrar que no se vulneraron derechos ajenos también puede incluir consentimientos previos o licencias para utilizar obras de terceros.
Cumplimiento normativo en materia medioambiental y de seguridad industrial
Las infracciones de la normativa medioambiental o de la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo de la República de Corea también pueden estar relacionadas con la Ley sobre la Sanción de Accidentes Graves.
El abandono no autorizado de residuos, la gestión deficiente de sustancias peligrosas y la ocultación de accidentes laborales pueden afectar gravemente a la reputación e incluso a la continuidad de una empresa.
En los últimos años, los eventos deportivos y los conciertos multitudinarios están sujetos simultáneamente a normas de seguridad y medioambientales, cuyo cumplimiento efectivo resulta necesario.
El Centro de Investigación de Pruebas y Análisis Forense Digital organiza sistemáticamente los resultados de las mediciones del entorno de trabajo, los registros de formación en seguridad, los diarios de inspección, los planes previos y las evaluaciones de riesgos. Si se produce un accidente, también examina las relaciones de responsabilidad jurídica y acredita el cumplimiento de las obligaciones de gestión por parte de la empresa basándose en las grabaciones de CCTV del lugar, el sistema de comunicación y los registros de respuesta a emergencias.
3. Cumplimiento normativo | establecimiento de un sistema de gestión de pruebas
Las empresas deben establecer un sistema de gestión de pruebas como el que se indica a continuación.
▶Normalización de documentos internos y gestión de registros digitales
Los correos electrónicos, informes, contratos e instrucciones, entre otros documentos, deben recibir un número de identificación y almacenarse en un sistema unificado.
También es necesaria una política de conservación que impida su eliminación innecesaria.
▶Creación de «expedientes de caso» para asuntos relevantes e implantación de un sistema de registro
Los asuntos que presenten riesgos jurídicos deben clasificarse automáticamente en expedientes de caso y vincularse con los correos electrónicos, chats e informes correspondientes, de modo que quede un «patrón trazable».
▶Simulaciones y auditorías de prueba ante posibles investigaciones externas
Mediante ensayos que reproduzcan una investigación de la Comisión de Comercio Justo o del Ministerio de Empleo y Trabajo de la República de Corea, entre otras actuaciones, se revisan los sistemas de presentación y conservación de pruebas.
▶Preparación de un sistema forense para gestionar la salida de empleados
Ante la posibilidad de filtraciones tecnológicas u ocultación de instrucciones indebidas, deben implantarse un sistema de análisis forense de los registros laborales de quienes abandonen la empresa y un sistema de copia de seguridad previa de los registros.
Función de los centros de investigación de pruebas y análisis forense digital
El Centro de Investigación de Pruebas de Daeryun Sociedad de Abogados presta la siguiente asistencia:
▶Diagnóstico previo y revisión del funcionamiento interno del sistema de cumplimiento normativo
Examina el estado de conservación de los documentos, las políticas de control de los servicios de mensajería y los sistemas internos de denuncia, entre otros aspectos del funcionamiento efectivo, e identifica las áreas de riesgo.
▶Obtención y conservación de pruebas cuando se produce un incidente
Extrae mediante técnicas forenses las pruebas principales contenidas en correos electrónicos, servidores y ordenadores portátiles, entre otros dispositivos, y adopta medidas para impedir su alteración o eliminación.
▶Asesoramiento para responder a los órganos de investigación y presentar documentación
Analiza los riesgos jurídicos asociados a la presentación o no presentación de los materiales y elabora una relación de pruebas acorde con la estrategia de defensa.
Cuando resulta necesario, también ofrece orientación para preparar declaraciones e interpretar documentos.
En última instancia, el aspecto esencial del cumplimiento normativo de una empresa consiste en mostrar qué medidas de control interno adoptó y si esas medidas se aplicaron realmente, con independencia de que se haya producido o no una infracción.
No basta con elaborar documentos o modificar los estatutos sociales: es necesario respaldar el sistema con una gestión documental, un sistema de comunicación, registros de instrucciones y mecanismos forenses que funcionen de manera efectiva.
El Centro de Investigación de Pruebas y el Centro de Análisis Forense Digital desempeñan una función central en la práctica del cumplimiento normativo al convertir los «riesgos invisibles» en pruebas visibles.
Capacidades del Centro de Análisis Forense Digital de Daeryun
La respuesta a los riesgos empresariales de cumplimiento normativo, como la apropiación indebida, el incumplimiento del deber de lealtad en la gestión de asuntos ajenos, las filtraciones tecnológicas o las infracciones de la Ley de Regulación de Monopolios y Comercio Justo de la República de Corea, depende en gran medida de la gestión de los datos.
Más allá de la recuperación técnica, se presta apoyo en las siguientes capacidades esenciales para preparar una defensa estratégica ante infracciones de cumplimiento normativo e implantar sistemas de auditoría interna.
El Centro de Análisis Forense Digital puede diseñar estrategias preventivas de defensa, además de responder a las infracciones después de que se produzcan.
4. Cumplimiento normativo | implantación de un sistema de supervisión con profesionales jurídicos
Para que un sistema de cumplimiento normativo desempeñe correctamente su función después de ser implantado, es necesario comprender adecuadamente por qué existe y cómo debe utilizarse.
También es importante seleccionar un colaborador jurídico que pueda prestar asesoramiento especializado en esta materia.
Los abogados de Daeryun Sociedad de Abogados especializados en Derecho empresarial, construcción, finanzas y Derecho penal, entre otros ámbitos, colaboran de manera coordinada para prestar asistencia.
Asimismo, el despacho cuenta con un 🔗Centro de Investigación de Pruebas y presta apoyo sistemático desde la consulta inicial hasta la gestión y adopción de medidas posteriores, junto con asesores fiscales, contables y especialistas en 🔗análisis forense digital y otras materias.
También presta asistencia respecto de las distintas cuestiones de cumplimiento normativo a las que pueden enfrentarse las empresas globales, basándose en el conocimiento de la materia.
Si desea obtener asistencia para implantar un sistema de cumplimiento normativo, puede solicitarla mediante la 🔗reserva de una consulta jurídica con un abogado especializado en investigación de pruebas.
Lista de comprobación del cumplimiento normativo según el tipo de empresa
▣ Empresas cotizadas e instituciones financieras
□Implantación de un sistema para gestionar los plazos de conservación y los registros de eliminación de documentos electrónicos y correos
□Supervisión en tiempo real de posibles infracciones de la Ley de Servicios de Inversión Financiera y Mercados de Capitales de la República de Corea, como el uso de información privilegiada o la manipulación de cotizaciones
□Revisión previa de posibles datos falsos en la información ESG publicada
□Comprobación de la garantía del anonimato en el sistema interno de denuncias
□Comprobación de la independencia del órgano de auditoría
▣ Empresas globales o multinacionales
□Identificación del riesgo de aplicación de leyes anticorrupción extranjeras, como la FCPA (Ley estadounidense de Prácticas Corruptas en el Extranjero) y la UKBA (Ley británica contra el Soborno)
□Comprobación de la uniformidad de los manuales de control interno de las filiales extranjeras
□Verificación de posibles infracciones de las leyes sancionadoras aplicables a países sujetos a sanciones en relación con las exportaciones
□Comprobación del porcentaje de empleados en el extranjero que han completado la formación sobre cumplimiento normativo
□Comprobación de la existencia de un protocolo de colaboración con los equipos jurídicos locales
▣ Empresas medianas y manufactureras
□Revisión del riesgo de operaciones indebidas con subcontratistas
□Comprobación permanente de posibles infracciones de la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo de la República de Corea
□Cumplimiento de las normas sobre evaluación de impacto ambiental y tratamiento de residuos
□Existencia de un sistema para prevenir la filtración de secretos comerciales
□Existencia de incumplimientos de los convenios con los sindicatos
▣ Empresas de entretenimiento y contenidos
□Revisión de la validez jurídica de los contratos de participación, exclusividad y derechos de autor, entre otros
□Revisión de las cláusulas contractuales de resolución y penalización aplicables a participantes y creadores
□Determinación clara de la titularidad de los derechos de autor sobre las producciones externalizadas
□Cumplimiento de la Ley de Etiquetado y Publicidad Justos de la República de Corea y de la normativa sobre PPL
□Implantación de procedimientos para responder a comentarios maliciosos y casos de difamación
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