Conformité

La conformité est un système nécessaire quelle que soit la taille de l’entreprise.

Dans les petites entreprises, l’erreur d’un seul salarié peut plus facilement causer un préjudice important à l’ensemble de l’entreprise. Il est donc d’autant plus nécessaire de préparer la mise en place d’un système de conformité, notamment par des formations au respect des règles applicables.

La conformité ne vise pas uniquement à prévenir la mise en cause de la responsabilité juridique. Elle joue également un rôle important dans la croissance durable de l’entreprise et l’établissement d’une relation de confiance.

Les principales raisons justifiant la mise en place d’un dispositif de conformité sont les suivantes.

▶Prévention des risques d’infraction à la loi
Ce dispositif permet de maîtriser en amont les risques d’infraction dans différents domaines juridiques, notamment le commerce équitable, la protection des données personnelles, le droit du travail, la sécurité au travail et la fiscalité.

▶Prévention de la responsabilité des dirigeants et fondement d’une éventuelle exonération
Il peut servir de preuve de l’accomplissement, par le conseil d’administration et le représentant légal, de leur devoir de diligence.

Même si un problème survient ultérieurement, la démonstration du fonctionnement approprié du système de contrôle interne peut constituer un motif d’exonération de responsabilité.

▶Moyen de défense essentiel lors des contrôles et enquêtes
Les documents de conformité et les preuves internes constituent des moyens de défense importants lors d’une enquête de la Commission coréenne du commerce équitable, d’une perquisition et saisie menée par le parquet coréen ou d’un contrôle fiscal du Service national des impôts de la République de Corée.

▶Établissement d’une relation de confiance avec les entreprises mondiales et les partenaires étrangers
Le respect des normes internationales de conformité contribue à renforcer la confiance dans les relations commerciales avec les partenaires étrangers.

La mise en place d’un système de conformité consiste à instaurer un processus structuré permettant de respecter les exigences légales.

Elle comprend notamment l’élaboration de politiques, la formation des salariés, la mise en place d’un système de surveillance, le contrôle du respect des règles et l’adoption de mesures correctives en cas d’infraction.

Un système de conformité efficace contribue à prévenir les risques internes de l’entreprise et à traiter rapidement les problèmes qui surviennent.

Après sa mise en place, il doit également être amélioré de manière continue afin de tenir compte des évolutions les plus récentes de la législation.

Il est donc important de solliciter régulièrement les conseils d’un avocat connaissant les lois applicables, notamment la Loi commerciale de la République de Corée, et disposant d’une expérience du conseil juridique aux entreprises.

La conformité nécessite également des enquêtes menées par les autorités compétentes ainsi que la collecte de preuves dans les courriels et les documents comptables. L’intervention des spécialistes de l’administration de la preuve et de l’analyse forensique numérique d’un cabinet d’avocats peut être utile à cet égard.

La mise en place d’un tel système doit contribuer à prévenir les difficultés et litiges juridiques et à créer les conditions d’une croissance stable de l’entreprise.

Les risques auxquels les entreprises sont exposées au titre de la Loi sur la régulation des monopoles et le commerce équitable, de la Loi sur les transactions équitables en matière de sous-traitance ou de la Loi sur les transactions équitables en matière de franchise peuvent prendre la forme d’une entente, d’un abus de position dominante sur le marché, d’une intervention indue auprès d’un franchisé ou du non-paiement du prix de la sous-traitance.

Une enquête d’office de la Commission coréenne du commerce équitable ou un signalement peut les faire apparaître. Si le risque se concrétise, il peut entraîner une sanction pécuniaire administrative de type gwajinggeum, une action en dommages-intérêts, voire une sanction pénale.

Le rôle des spécialistes de l’administration de la preuve et de l’analyse forensique numérique est particulièrement important.

La conservation et l’analyse des courriels, messages internes, procès-verbaux de réunion, contrats, documents d’instruction et autres archives numériques susceptibles d’établir l’existence de pratiques déloyales fournissent des éléments essentiels à l’enquête interne et à l’élaboration d’une argumentation en défense.

Il est notamment essentiel de classer par ordre chronologique les communications échangées entre les dirigeants et les instructions pratiques adressées aux responsables.

Les infractions à la Loi sur la protection des données personnelles et à la Loi sur les réseaux d’information et de communication peuvent résulter de la collecte ou de l’utilisation non autorisée des informations des clients, de l’omission de la procédure de consentement, d’une gestion insuffisante des prestataires ou de la fuite d’une base de données.

Les secteurs du divertissement et du sport présentent des risques particulièrement élevés, car ils traitent les informations des fans et des membres ainsi que les données de paiement.

Une atteinte aux données personnelles peut entraîner non seulement une sanction pécuniaire administrative de type gwajinggeum, mais également un acte administratif ou une action civile.

Par l’intermédiaire du Centre d’investigation des preuves et d’analyse forensique numérique, il convient de recueillir l’historique des consentements à la collecte et à l’utilisation des données personnelles, les journaux d’accès, les directives relatives au traitement de ces données et les éléments attestant l’exécution des contrats de sous-traitance afin de pouvoir démontrer que l’entreprise avait obtenu un consentement préalable et assuré une gestion appropriée.

Après une atteinte, il est également important d’analyser les journaux du système interne et les traces d’accès des administrateurs afin d’en déterminer la cause et d’établir son éventuel lien avec un piratage externe.

Les infractions à la Loi sur les normes du travail, à la Loi sur la sécurité et la santé au travail ou à la Loi coréenne sur l’égalité entre les femmes et les hommes en matière d’emploi peuvent entraîner des problèmes de licenciement abusif, de harcèlement sur le lieu de travail, de durée excessive du travail ou d’arriérés de salaire. Elles peuvent donner lieu à un signalement auprès du ministère de l’Emploi et du Travail de la République de Corée ou à une action civile.

Les débats récents portent également sur le stress psychologique des travailleurs émotionnels et sur les méthodes de surveillance fondées sur l’intelligence artificielle.

Le Centre d’investigation des preuves et d’analyse forensique numérique recueille et analyse les journaux des heures de travail du système de gestion du personnel, les relevés de paie, les registres de mutation, les courriels et enregistrements relatifs au harcèlement sur le lieu de travail ainsi que les signalements reçus.

Ces archives peuvent servir à établir ou à réfuter que l’entreprise a respecté les normes légales et pris des mesures en réponse au harcèlement.

La divulgation à l’extérieur de documents de développement internes à une entreprise ou l’utilisation non autorisée de l’œuvre ou de la marque d’un tiers peut constituer une infraction à la législation sur la protection des secrets d’affaires, à la Loi sur le droit d’auteur, à la Loi sur la prévention de la concurrence déloyale et la protection des secrets d’affaires ou à la Loi sur les marques.

Les entreprises de divertissement axées sur les contenus et les entreprises sportives à dominante technologique peuvent être particulièrement exposées aux actions relatives à la violation de droits de propriété intellectuelle.

Le Centre d’investigation des preuves et d’analyse forensique numérique s’attache à recueillir l’historique de la rédaction des documents de développement, le processus de création de l’œuvre, les traces de modification, les journaux de gestion des versions du code source et les clauses contractuelles d’attribution des droits afin d’établir « qui a créé quoi et quand » ou de démontrer que le contenu concerné est l’original.

Les autorisations préalables et les informations relatives aux licences d’utilisation d’œuvres de tiers peuvent également constituer des éléments de défense permettant d’établir que les droits d’autrui n’ont pas été violés.

Les infractions aux lois environnementales ou à la Loi sur la sécurité et la santé au travail peuvent également relever de la Loi sur la répression des accidents graves.

L’abandon non autorisé de déchets, la gestion négligente de substances dangereuses ou la dissimulation d’un accident du travail peuvent avoir de graves répercussions sur la réputation, voire sur la pérennité de l’entreprise.

Lors d’événements sportifs ou de concerts de grande ampleur, les règles de sécurité et les réglementations environnementales s’appliquent simultanément et doivent être respectées dans la pratique.

Le Centre d’investigation des preuves et d’analyse forensique numérique classe méthodiquement les résultats des mesures du milieu de travail, les registres des formations à la sécurité, les journaux d’inspection, les plans préalables et les évaluations des risques. Si un accident survient, il examine également les images de vidéosurveillance du site, le système de signalement et les journaux des interventions d’urgence afin de préciser les responsabilités juridiques et de démontrer l’accomplissement, par l’entreprise, de ses obligations de gestion.

Le Centre d’investigation des preuves du Cabinet d’avocats Daeryun intervient comme suit.

▶Diagnostic préalable et contrôle du fonctionnement effectif du dispositif interne de conformité
Le Centre examine le fonctionnement réel du dispositif, notamment l’état de la conservation des documents, la politique de contrôle des messageries et le système interne de signalement, puis recense les domaines présentant des risques.

▶Collecte et conservation rapides des preuves lorsqu’une affaire survient
Les principales preuves sont extraites par analyse forensique des courriels, serveurs, ordinateurs portables et autres supports, tandis que des mesures sont prises pour prévenir leur altération ou leur suppression.

▶Conseil relatif aux relations avec les autorités d’enquête et à la production des éléments recueillis
Le Centre analyse les risques juridiques liés à la production ou à la non-production des éléments et établit une liste de preuves adaptée à la stratégie de défense.

Si nécessaire, il accompagne également la préparation des déclarations et fournit des indications pour l’interprétation des documents.

En matière de conformité, l’essentiel est de démontrer, indépendamment de l’existence d’une infraction, quels efforts l’entreprise a déployés pour assurer son contrôle interne et si ces efforts ont effectivement été mis en œuvre.

Il ne suffit pas d’établir des documents ou de modifier les statuts. Ces mesures doivent s’appuyer sur une gestion documentaire, un système de signalement, une consignation des instructions et un dispositif d’analyse forensique effectivement opérationnels.

Le Centre d’investigation des preuves et le Centre d’analyse forensique numérique remplissent ainsi une fonction essentielle dans la pratique de la conformité en transformant les « risques invisibles » en preuves concrètes.

La gestion des risques de conformité d’une entreprise, tels que le détournement de biens confiés, la violation du devoir de loyauté, la fuite de technologies ou les infractions à la Loi sur la régulation des monopoles et le commerce équitable, dépend de la maîtrise des données.

Au-delà de la récupération technique des données, les capacités essentielles suivantes sont mobilisées pour élaborer une défense stratégique dans les affaires d’infraction aux règles de conformité et mettre en place un système d’audit interne.

• Conversion de millions de courriels, messages, journaux de serveurs et autres données d’entreprise en une base de données interrogeable
• Détection rapide des indices déterminants d’actes irréguliers
• Mise en relation d’archives dispersées afin de mieux comprendre l’affaire
• Reconstitution chronologique des relations de concertation et d’autres faits afin de renforcer les capacités d’enquête interne
• Récupération des principales preuves endommagées ou dissimulées
• Réfutation, par l’analyse croisée des données, des conclusions hâtives ou des conjectures des autorités de régulation
• Analyse de l’absence d’éléments révélant une infraction afin d’établir le caractère infondé d’une accusation
• Élaboration de stratégies visant à réduire les risques de sanctions pécuniaires administratives de type gwajinggeum et de sanctions pénales

Le Centre d’analyse forensique numérique peut concevoir une stratégie de défense préventive allant au-delà d’une réaction limitée aux infractions déjà survenues.

▣ Entreprises cotées et établissements financiers
□Mise en place d’un système de gestion des durées de conservation des documents électroniques et des courriels ainsi que des journaux de suppression

□Surveillance en temps réel des éventuelles infractions à la Loi sur les services d’investissement financier et les marchés de capitaux, telles que les opérations d’initiés et les manipulations de cours

□Contrôle préalable de l’existence de fausses informations dans les publications ESG

□Vérification de la garantie de l’anonymat dans le système interne de signalement

□Vérification de l’indépendance de l’organe d’audit

▣ Entreprises mondiales et multinationales
□Identification des risques liés à l’application de législations étrangères anticorruption, telles que le FCPA (loi américaine sur les pratiques de corruption à l’étranger) et l’UKBA (loi britannique sur la corruption)

□Vérification de l’uniformisation des manuels de contrôle interne des entités étrangères

□Vérification des éventuelles infractions aux régimes de sanctions visant certains pays dans le cadre des exportations

□Contrôle du taux de suivi des formations à la conformité par les salariés à l’étranger

□Vérification de la mise en place d’un protocole de collaboration avec les équipes juridiques locales

▣ Entreprises de taille intermédiaire et entreprises manufacturières
□Contrôle des risques de transactions déloyales avec les sous-traitants

□Contrôle permanent du respect de la Loi sur la sécurité et la santé au travail

□Vérification du respect des règles relatives aux évaluations environnementales et au traitement des déchets

□Vérification de l’existence d’un système de prévention des fuites de secrets d’affaires

□Vérification de l’existence d’infractions aux conventions conclues avec les syndicats

▣ Entreprises du divertissement et des contenus
□Examen de la validité juridique des contrats portant notamment sur les prestations, l’exclusivité et le droit d’auteur

□Vérification de l’examen des clauses contractuelles de résiliation et de pénalité applicables aux artistes et aux créateurs

□Clarification de la titularité du droit d’auteur sur les productions externalisées

□Vérification du respect de la Loi sur l’étiquetage et la publicité équitables et de la réglementation relative au placement de produits

□Mise en place d’un processus de traitement des commentaires malveillants et des cas de diffamation