CONTENTS
- 1. Collecte de données médicales | Notion et importance
- - Collecte des éléments de preuve et gestion de la responsabilité juridique
- - Principaux types de données médicales
- 2. Collecte de données médicales | Gestion et conservation
- - Importance de la gestion des données en prévision des litiges civils et pénaux
- - Échéance de destruction des données et risques juridiques
- 3. Collecte de données médicales | Traitement des demandes de communication de données médicales
- - Consultation des données et demande de copies par le patient ou un tiers
- - Demandes légitimes, motifs de refus et responsabilité juridique
- - Procédure interne des établissements de santé et rôle des responsables
- 4. Collecte de données médicales | Gestion des données en vue d’un litige médical
- - Examen interne des preuves et coopération à la procédure d’expertise
- 5. Collecte de données médicales | Prévention des litiges et stratégie de défense
- - Dispositif de gestion des données
- - Élaboration d’une stratégie de défense
- 6. Collecte de données médicales | Assistance juridique
1. Collecte de données médicales | Notion et importance
La collecte de données médicales constitue un moyen essentiel de démontrer la conformité au droit des actes médicaux accomplis par les établissements et les professionnels de santé.
Tous les documents médicaux, notamment les dossiers de soins, les résultats d’examens et les données d’imagerie, jouent un rôle important dans l’évaluation de la responsabilité juridique des professionnels de santé lors d’un éventuel litige médical ainsi que dans la préservation de la fiabilité de l’établissement.
Une gestion systématique et une collecte rapide des données permettent à l’établissement de santé de répondre de manière appropriée en cas de litige.
Collecte des éléments de preuve et gestion de la responsabilité juridique
Lorsqu’un litige médical survient, les données médicales permettent d’en établir clairement les faits et servent de référence pour déterminer l’étendue de la responsabilité juridique de l’établissement et des professionnels de santé.
Si la collecte des données est retardée ou incomplète, l’établissement de santé peut faire l’objet d’une appréciation juridique défavorable, tandis que l’incertitude relative à l’existence d’une faute s’accroît.
L’établissement de santé doit donc, dès le début du litige, gérer systématiquement les données médicales nécessaires et disposer d’une procédure interne permettant de les communiquer de manière appropriée conformément aux règles juridiques applicables.
Principaux types de données médicales
Les principales données médicales que les établissements de santé doivent gérer sont les suivantes.
ㆍ Dossier de soins
Document de base consignant l’état du patient, le diagnostic et le déroulement du traitement
ㆍ Compte rendu opératoire
Document consignant la procédure chirurgicale, son déroulement et les appréciations du médecin relatives à l’intervention
ㆍ Résultats d’examens
Résultats objectifs d’analyses sanguines, d’examens histologiques et d’autres examens
ㆍ Avis médical
Observations du professionnel de santé sur le diagnostic et le traitement, ainsi que les motifs de ses appréciations au cours des soins
ㆍ Données d’imagerie, notamment scanner, IRM et radiographie
Eléments servant à identifier la pathologie et à établir le plan de traitement
Ces données permettent de démontrer que les établissements et les professionnels de santé ont accompli les actes médicaux de manière appropriée. Elles constituent également des preuves essentielles à leur défense juridique lors d’un litige médical.
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2. Collecte de données médicales | Gestion et conservation
En vertu de la Loi sur les services médicaux de la République de Corée et de l’article 15 de son règlement d’application, les établissements de santé sont tenus de conserver les données médicales, notamment les dossiers de soins, pendant la durée légale.
La durée de conservation varie selon la nature des données et constitue une norme essentielle pour la gestion des litiges et de la responsabilité juridique.
Les principales durées de conservation sont les suivantes.
ㆍ Dossiers de soins : 10 ans
ㆍ Ordonnances : 2 ans
ㆍ Comptes rendus opératoires : 10 ans
ㆍ Dossiers relatifs aux examens et à leurs conclusions : 5 ans
ㆍ Radiographies, y compris les images, et comptes rendus correspondants : 5 ans
ㆍ Dossiers de soins infirmiers et dossiers obstétricaux : 5 ans
ㆍ Copies des certificats médicaux, certificats de décès et rapports d’examen post mortem, notamment : 3 ans
Les établissements de santé peuvent également conserver les dossiers de soins dans leur forme originale sur des supports électroniques, tels que des microfilms ou des disques optiques. Dans ce cas, le responsable de la reproduction doit inscrire sur le support la date et l’heure de la prise de vue ainsi que son nom, puis y apposer sa signature ou son sceau.
Importance de la gestion des données en prévision des litiges civils et pénaux
Les données d’imagerie, notamment les scanners et les IRM, ainsi que les dossiers de soins constituent des éléments essentiels utilisés comme preuves objectives dans les litiges médicaux.
Compte tenu de l’éventualité d’une procédure civile ou pénale, les établissements de santé doivent gérer systématiquement l’ensemble des données médicales et mettre en place un dispositif interne permettant de les communiquer rapidement si nécessaire.
Une gestion insuffisante des données peut conduire à une appréciation juridique défavorable à l’établissement de santé au cours du litige et limiter l’exercice des droits de la défense des professionnels de santé.
Échéance de destruction des données et risques juridiques
Les données médicales peuvent être détruites après l’expiration de leur durée légale de conservation. Toutefois, la destruction anticipée de données susceptibles de concerner un litige peut engager une responsabilité juridique.
En particulier, les données dont la destruction peut intervenir rapidement, telles que les images de scanner ou d’IRM, ne pourront pas être utilisées comme preuves si elles ne sont pas recueillies et conservées avant la survenance du litige.
Les établissements de santé doivent donc appliquer conjointement une politique respectant les durées de conservation et une politique de conservation en prévision des litiges. Ils doivent également gérer clairement les échéances et les procédures de destruction afin de réduire les risques juridiques.
3. Collecte de données médicales | Traitement des demandes de communication de données médicales
En vertu de l’article 21 de la Loi sur les services médicaux de la République de Corée, lorsqu’un patient demande à consulter tout ou partie de son dossier médical ou à en obtenir une copie, l’établissement de santé ne peut refuser sans motif légitime.
La demande porte alors aussi bien sur les mentions ajoutées ou rectifiées que sur les documents originaux, et l’établissement de santé doit y répondre rapidement et avec exactitude.
Consultation des données et demande de copies par le patient ou un tiers
Les demandes émanant de tiers, notamment de membres de la famille, de mandataires ou d’organismes publics, ne sont admises que si des conditions strictes sont remplies.
Les principales conditions sont les suivantes.
1. Demande d’un membre de la famille
ㆍProduction du consentement du patient et de documents établissant le lien de parenté
Uniquement lorsque le patient lui-même, les autres ascendants ou descendants directs et les ascendants directs du conjoint sont absents
2. Demande d’un mandataire
ㆍProduction du consentement du patient et de documents établissant le pouvoir de représentation
3. Impossibilité d’obtenir le consentement du patient
ㆍProduction des documents nécessaires, notamment un certificat établissant les liens familiaux ou un certificat de décès
4. Demande d’un organisme public
ㆍFinalité légitime liée notamment à une procédure pénale ou civile, à une juridiction militaire, à un accident du travail, à l’assurance automobile ou à la gestion du service militaire
Lors de la réception d’une demande, l’établissement de santé doit vérifier les documents produits et le respect des conditions requises. Si celles-ci ne sont pas remplies, il doit consigner clairement le motif du refus.
Demandes légitimes, motifs de refus et responsabilité juridique
Un établissement de santé qui refuse sans motif légitime une demande présentée par un patient ou un tiers peut engager sa responsabilité juridique.
Inversement, lors de la communication des données, il ne doit pas méconnaître ses obligations légales relatives notamment à la protection des données personnelles et au secret médical.
▶ Communication légitime :
Communication licite des données après vérification interne du respect de l’ensemble des conditions prévues par la loi
▶ Motifs de refus :
Non-respect des conditions légales, inexistence des données ou expiration de leur durée de conservation, notamment
L’établissement de santé doit assurer une gestion systématique des registres depuis la réception et la vérification de la demande jusqu’à la communication des données, afin que les responsabilités puissent être clairement établies en cas de litige.
Procédure interne des établissements de santé et rôle des responsables
Afin de communiquer les données de manière efficace et sécurisée, les établissements de santé doivent appliquer la procédure interne suivante.
▶ Responsable de la réception des demandes
ㆍVérification du contenu de la demande, information sur les documents nécessaires et gestion du registre de réception
▶ Responsable juridique ou administratif
ㆍExamen de la légalité de la demande, de la responsabilité juridique et du respect de la protection des données personnelles
▶ Responsable de la communication des données
ㆍExtraction des données, réalisation des copies et transmission
ㆍPossibilité de communiquer des documents électroniques conformément à la Loi sur les signatures électroniques de la République de Corée
▶ Suivi ultérieur
ㆍConservation du registre des communications de données
ㆍConservation des pièces justificatives en cas de litige
Une telle organisation joue un rôle essentiel dans la sécurité juridique de l’établissement de santé, la gestion de la responsabilité des professionnels et la prévention des litiges.
4. Collecte de données médicales | Gestion des données en vue d’un litige médical
Les établissements de santé doivent mettre en place un dispositif couvrant chaque étape, de la collecte des données médicales à la gestion des procédures judiciaires.
Ce dispositif permet une réponse rapide et maîtrisée en cas de litige ainsi qu’une gestion appropriée de la responsabilité juridique des professionnels de santé.
▶ Collecte des données :
Collecte rapide et exacte des données médicales pertinentes, notamment les dossiers de soins, les résultats d’examens, les comptes rendus opératoires et les données d’imagerie
▶ Vérification des données :
Vérification de l’exhaustivité et de l’exactitude des données recueillies ainsi que de leur aptitude à être produites dans le cadre d’une procédure judiciaire
▶ Conservation et gestion des données :
Conservation systématique respectant les durées légales et permettant de mobiliser les données rapidement en cas de litige
Ce processus permet aux établissements de santé de répondre de manière maîtrisée, y compris en cas de litige.
Examen interne des preuves et coopération à la procédure d’expertise
Les établissements de santé doivent analyser systématiquement les données et, si nécessaire, coopérer activement à la procédure d’expertise.
▶ Examen interne des preuves :
Vérification des faits relatifs aux actes médicaux et établissement de la liste des preuves susceptibles d’être produites
▶ Coopération à la procédure d’expertise :
Communication des dossiers de soins et des données d’imagerie, et fourniture des explications spécialisées nécessaires afin d’établir des éléments objectifs pour la défense
L’établissement de santé peut ainsi recueillir des preuves objectives fondées sur les données médicales, constituer les éléments nécessaires pour répondre au litige et prévenir une situation défavorable.
5. Collecte de données médicales | Prévention des litiges et stratégie de défense
La gestion et l’utilisation systématiques des données réduisent les risques de litiges médicaux et renforcent les moyens de défense de l’établissement de santé lorsqu’un litige survient.
Dispositif de gestion des données
Les établissements de santé doivent assurer une gestion rigoureuse des dossiers afin de prévenir les litiges médicaux.
La consignation exacte et détaillée des données produites lors de chaque consultation, intervention chirurgicale et examen permet de les utiliser ultérieurement comme éléments objectifs en cas de litige.
Outre le respect des durées légales de conservation, les données importantes susceptibles de concerner un litige doivent être conservées séparément afin de pouvoir être rapidement mobilisées si nécessaire.
Des contrôles internes réguliers permettent d’examiner le dispositif de gestion des dossiers et de détecter les éventuels problèmes en amont, afin de réduire le risque de litige.
▶ Synthèse
ㆍ Renforcement de la politique de conservation
ㆍ Contrôles internes réguliers
Élaboration d’une stratégie de défense
Les établissements de santé doivent disposer d’une stratégie de défense permettant de répondre rapidement et efficacement lorsqu’un litige survient.
La collecte de données médicales objectives, telles que les dossiers de soins, les résultats d’examens et les données d’imagerie, permet de démontrer que les actes médicaux ont été accomplis de manière appropriée selon les normes juridiques et médicales.
Lorsqu’une demande est reçue, les données doivent être vérifiées et communiquées rapidement conformément à la procédure interne afin de limiter la responsabilité juridique.
Il est également important de désigner clairement les responsables de chaque étape, notamment la gestion, la vérification et la communication des données, afin d’assurer une réponse organisée et systématique.
▶ Synthèse
ㆍ Mise en place d’un dispositif de réponse rapide
ㆍ Définition claire du rôle des responsables
6. Collecte de données médicales | Assistance juridique
La collecte de données médicales ne se limite pas à la simple gestion des dossiers. Elle constitue une étape importante permettant de renforcer les moyens de défense juridique de l’établissement et des professionnels de santé en cas de litige médical.
En cas de litige, une réaction précipitée dans le cadre de la procédure judiciaire peut conduire à une appréciation erronée des données à produire ou de la manière d’en établir la valeur probante, ce qui peut entraîner une issue défavorable.
Il est donc important de recueillir les données dans le respect de la loi et de manière objective, puis de les organiser et de les produire conformément aux exigences juridiques, avec l’assistance d’un avocat intervenant en matière de litiges médicaux.
Notre cabinet fournit également des conseils concernant l’ensemble du traitement des litiges médicaux ainsi que l’amélioration du dispositif interne de gestion des dossiers et des procédures de travail des établissements de santé.
Il accompagne les établissements et les professionnels de santé dans la définition d’une stratégie adaptée à chaque étape, notamment la collecte des données, la vérification des preuves et leur production en justice, afin de permettre une réponse efficace et maîtrisée en cas de litige.
En cas de difficultés liées à la gestion de la collecte de données médicales, à la conception des procédures internes ou à la conduite d’une procédure judiciaire, il est possible de solliciter l’assistance d’un avocat intervenant en droit médical.
