Chính sách giao dịch doanh nghiệp

① Xây dựng hệ thống tuân thủ Luật của Hàn Quốc về điều chỉnh độc quyền và thương mại công bằng, Luật của Hàn Quốc về giao dịch công bằng trong quan hệ thầu phụ và các luật liên quan
Doanh nghiệp xác định rõ nghĩa vụ theo pháp luật về thương mại công bằng ở từng giai đoạn như ký kết hợp đồng, giao dịch, thanh toán, quản lý tài liệu kỹ thuật và giải quyết tranh chấp, qua đó phòng ngừa rủi ro vi phạm pháp luật của cán bộ và nhân viên.

② Phòng ngừa giao dịch nội bộ bất hợp lý và hành vi chiếm lợi ích riêng
Khi phát sinh giao dịch nội bộ với người có quan hệ đặc biệt hoặc công ty liên kết, doanh nghiệp có thể thiết lập hệ thống thẩm tra trước và quy trình phê duyệt để phòng ngừa hành vi hỗ trợ bất hợp lý, thu phí trung gian, dồn giao dịch cho một bên và các hành vi khác vi phạm Luật của Hàn Quốc về điều chỉnh độc quyền và thương mại công bằng.

③ Duy trì quan hệ tin cậy với đối tác bên ngoài
Chính sách giao dịch minh bạch và công bằng góp phần xây dựng niềm tin với doanh nghiệp hợp tác và nhà thầu phụ, đồng thời cần thiết để duy trì ổn định quan hệ giao dịch lâu dài và thực hiện quản trị ESG.

④ Áp dụng cơ chế miễn điều tra theo thẩm quyền của Ủy ban Thương mại Công bằng Hàn Quốc và các biện pháp khuyến khích
Doanh nghiệp có thể sử dụng các cơ chế pháp lý như thỏa thuận thương mại công bằng và cơ chế ký gửi tài liệu kỹ thuật để giảm rủi ro bị điều tra, đồng thời có thể được hưởng các lợi ích như cộng điểm khi tham gia đấu thầu công hoặc khi được cơ quan nhà nước đánh giá.

Nội dung đầu tiên doanh nghiệp cần xem xét là giai đoạn ký kết hợp đồng giao dịch.

Về nguyên tắc, mọi hợp đồng giao dịch phải sử dụng hợp đồng mẫu; các điều kiện hợp đồng phải ghi rõ thời hạn thanh toán, thời hạn giao hàng, tiêu chí điều chỉnh giá trị thanh toán và phương thức điều chỉnh giá trị thanh toán khi thay đổi thiết kế.

Doanh nghiệp cũng phải giao hợp đồng và các văn bản liên quan cho bên giao dịch, đồng thời lưu giữ các tài liệu này trong thời hạn do pháp luật quy định.

Nếu không cấp văn bản hoặc hợp đồng có điều khoản đặc biệt bất hợp lý, doanh nghiệp có thể đối mặt với khoản tiền phạt bổ sung, điểm phạt và xử phạt hình sự do vi phạm Luật của Hàn Quốc về điều chỉnh độc quyền và thương mại công bằng và Luật của Hàn Quốc về giao dịch công bằng trong quan hệ thầu phụ.

Trong giai đoạn chi trả và thanh toán, nguyên tắc cơ bản là phải tuân thủ thời hạn thanh toán tiền thầu phụ, tiền hàng và phí dịch vụ.

Đặc biệt, trong giao dịch thầu phụ, khi thay đổi thiết kế hoặc chi phí nguyên vật liệu tăng, doanh nghiệp phải ký thỏa thuận điều chỉnh tiền thầu phụ theo biến động chi phí để phản ánh mức thay đổi; việc giảm tiền thanh toán, trả lại hàng hoặc hủy ủy thác một cách bất hợp lý đều bị nghiêm cấm.

Các hành vi này có thể dẫn đến bồi thường thiệt hại mang tính trừng phạt, khoản tiền phạt bổ sung và tố giác theo Luật của Hàn Quốc về giao dịch công bằng trong quan hệ thầu phụ; vì vậy, cần đồng thời đào tạo nhân sự phụ trách thực tế.

Trong quá trình quản lý tài liệu kỹ thuật, khi yêu cầu hoặc tiếp nhận tài liệu kỹ thuật từ doanh nghiệp vừa và nhỏ, cần phải xem xét trước liệu các yêu cầu pháp lý có được đáp ứng hay không.

Đặc biệt, có thể phòng ngừa tranh chấp pháp lý bằng cách sử dụng cơ chế ký gửi tài liệu kỹ thuật để lưu giữ an toàn tài liệu tại một tổ chức bên thứ 3 và chỉ cho phép xem khi đã có thỏa thuận trước.

Nếu yêu cầu trái quy định hoặc sử dụng trái phép tài liệu kỹ thuật, người vi phạm sẽ đồng thời phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại mang tính trừng phạt, khoản tiền phạt bổ sung và xử phạt hình sự do vi phạm Luật của Hàn Quốc về điều chỉnh độc quyền và thương mại công bằng và Luật của Hàn Quốc về giao dịch công bằng trong quan hệ thầu phụ.

Việc kiểm soát giao dịch nội bộ cũng rất quan trọng.

Khi giao dịch với công ty liên kết hoặc người có quan hệ đặc biệt, doanh nghiệp phải thông qua cơ chế thẩm tra trước để xem xét kỹ sự cần thiết của giao dịch, tính phù hợp của điều kiện giao dịch và so sánh giá cả, điều kiện với doanh nghiệp khác.

Qua đó, doanh nghiệp có thể phòng ngừa việc hỗ trợ bất hợp lý về vốn, tài sản hoặc nhân lực, giao dịch trung gian thu phí và dồn giao dịch cho một bên.

Đối với mọi giao dịch, cần lưu giữ tài liệu làm căn cứ khách quan (phiếu đề xuất phê duyệt nội bộ, biên bản thẩm định và quyết nghị, hợp đồng, v.v.) để phòng ngừa hành vi chiếm lợi ích riêng.

Trong quản lý giao dịch thầu phụ, khi thay đổi thiết kế hoặc chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công tăng, doanh nghiệp phải tiến hành thương lượng điều chỉnh tiền thầu phụ và phản ánh phần chi phí thực tế tăng thêm thông qua thỏa thuận điều chỉnh theo biến động chi phí.

Doanh nghiệp cũng phải cấm các hành vi giao dịch không công bằng như giảm tiền thầu phụ, trả lại hàng bất hợp lý hoặc hủy ủy thác bất hợp lý; đồng thời đào tạo nhân sự phụ trách để bảo đảm tuân thủ nghiêm túc.

Ngoài ra, hợp đồng phải được giao trước khi thực hiện mọi giao dịch; nếu phát sinh ủy thác bổ sung trong quá trình thực hiện hợp đồng, doanh nghiệp cũng phải cấp hợp đồng riêng để tránh vi phạm pháp luật.

Cuối cùng, doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống ứng phó và hòa giải tranh chấp.

Khi phát sinh tranh chấp giữa bên giao thầu chính và nhà thầu phụ, cần tạo điều kiện giải quyết ổn thỏa thông qua hòa giải tự nguyện trước khi vụ việc được báo cáo cho Ủy ban Thương mại Công bằng Hàn Quốc.

Doanh nghiệp cũng có thể thành lập ủy ban hòa giải tranh chấp tự nguyện trong nội bộ và xây dựng hệ thống xử lý nhanh các tranh chấp liên quan đến hợp đồng, thanh toán, tài liệu kỹ thuật và chấm dứt giao dịch để giảm rủi ro pháp lý.

Trong giao dịch thầu phụ, trường hợp bên giao thầu chính ép buộc nhà thầu phụ không được giao dịch với một doanh nghiệp cụ thể được gọi là “ép buộc giao dịch độc quyền”.

Nếu không có thông lệ giao dịch bình thường hoặc lý do kinh doanh chính đáng mà vẫn hạn chế đối tác giao dịch của nhà thầu phụ hoặc buộc họ chỉ giao dịch với một công ty liên kết cụ thể, hành vi đó được xác định là trái pháp luật.

Ngoài ra, trường hợp bên giao thầu chính yêu cầu nhà thầu phụ cung cấp tài liệu quản lý, dữ liệu lãi lỗ, thông tin khách hàng hoặc danh sách đối tác không cần thiết cho hoạt động kinh doanh hay không liên quan đến mục đích giao dịch được coi là “yêu cầu bất hợp lý về thông tin quản lý”.

Đặc biệt, hành vi sử dụng yêu cầu cung cấp thông tin này để thay đổi bất hợp lý các điều kiện giao dịch hoặc đối xử bất lợi với nhà thầu phụ là đối tượng bị xử lý do vi phạm Luật của Hàn Quốc về giao dịch công bằng trong quan hệ thầu phụ.

Việc bên nhượng quyền cung cấp cho bên dự kiến nhận nhượng quyền thông tin sai sự thật hoặc dự báo doanh thu phóng đại trong tài liệu công bố thông tin, tài liệu dự kiến doanh thu hoặc quá trình giới thiệu hoạt động nhượng quyền trước khi ký hợp đồng nhượng quyền được coi là “cung cấp thông tin sai sự thật hoặc phóng đại”.

Hành vi này bị nghiêm cấm theo Luật của Hàn Quốc về giao dịch công bằng trong kinh doanh nhượng quyền. Nếu bên dự kiến nhận nhượng quyền bị tác động bởi thông tin đó và ký hợp đồng hoặc đầu tư, hành vi này có thể trở thành căn cứ phát sinh trách nhiệm dân sự, hình sự, bồi thường thiệt hại và chấm dứt hợp đồng.

Các trường hợp thường gặp trong thực tế gồm xác định doanh thu dự kiến cao hơn thực tế; mô tả thấp hơn tỷ lệ chi phí trang trí nội thất hoặc chi phí quảng cáo mà bên nhận nhượng quyền phải chịu; hoặc thông báo rằng quyền kinh doanh độc quyền tại khu vực cạnh tranh được bảo đảm nhưng trên thực tế không được bảo đảm.

Trong trường hợp này, bên vi phạm có thể bị phạt tù kèm lao động bắt buộc theo pháp luật Hàn Quốc đến 5 năm hoặc phạt tiền đến 300 triệu won Hàn Quốc, đồng thời khả năng hợp đồng nhượng quyền bị chấm dứt cũng tăng lên. Vì vậy, khi lập tài liệu công bố thông tin và tài liệu dự kiến doanh thu, bên nhượng quyền phải có căn cứ khách quan và chỉ thông báo thông tin đúng sự thật.

Trong giao dịch đại lý, hành vi nhà cung cấp đặt mục tiêu bán hàng quá mức cho đại lý và thông báo trước về việc chấm dứt hợp đồng, áp dụng bất lợi hoặc phân biệt điều kiện giao dịch nếu đại lý không đạt mục tiêu được coi là “ép buộc mục tiêu bán hàng”.

Đây là một trong những hành vi vi phạm Luật của Hàn Quốc về giao dịch công bằng với đại lý thường phát sinh vấn đề trong thực tế.

Việc buộc đại lý mua một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể một cách bất hợp lý so với thông lệ giao dịch bình thường, hoặc ép buộc đại lý cung cấp lợi ích kinh tế dưới danh nghĩa chi phí khuyến mại, trang trí nội thất, cải tạo, quảng cáo và các khoản khác vượt quá mức thông thường cũng là hành vi rõ ràng trái pháp luật.

Đặc biệt, nếu bị phát hiện, bên vi phạm có thể bị phạt tù kèm lao động bắt buộc theo pháp luật Hàn Quốc đến 2 năm hoặc phạt tiền đến 150 triệu won Hàn Quốc; đồng thời có thể bị áp dụng lệnh khắc phục, khoản tiền phạt bổ sung, điểm phạt và đình chỉ kinh doanh theo Luật của Hàn Quốc về giao dịch công bằng với đại lý.

Trụ sở chính quản lý đại lý phải quy định minh bạch trong hợp đồng giao dịch về căn cứ xác định mục tiêu bán hàng, điều kiện phân chia chi phí khuyến mại và điều kiện về khối lượng mua; đồng thời phải trao đổi đầy đủ trước với đại lý và nhận được sự đồng ý bằng văn bản để phòng ngừa tranh chấp pháp lý.

✔️Đã cấp và lưu giữ văn bản trước khi ký hợp đồng hay chưa

✔️Có điều khoản đặc biệt bất hợp lý, quyết định giá thanh toán bất hợp lý, giảm tiền thanh toán, trả lại hàng, yêu cầu cung cấp lợi ích kinh tế, v.v. hay không

✔️Khi yêu cầu tài liệu kỹ thuật, có vận hành cơ chế ký gửi tài liệu kỹ thuật và lưu giữ văn bản xác nhận đồng ý hay không

✔️Đã ký thỏa thuận điều chỉnh tiền thầu phụ theo biến động chi phí hay chưa

✔️Khi phát sinh tranh chấp, đã hướng dẫn sử dụng Hội đồng hòa giải tranh chấp thầu phụ và chuẩn bị tài liệu hay chưa

✔️Trước khi ký hợp đồng nhượng quyền, tài liệu công bố thông tin và tài liệu dự kiến doanh thu có khả năng chứa thông tin sai sự thật hoặc phóng đại hay không

✔️Có áp đặt mục tiêu bán hàng bắt buộc và có điều kiện bất lợi khi không đạt mục tiêu hay không

✔️Có ép buộc cung cấp lợi ích kinh tế dưới danh nghĩa chi phí khuyến mại, trang trí nội thất, quảng cáo, cải tạo, v.v. hay không

✔️Đã ký hợp đồng bằng văn bản và tuân thủ các nội dung bắt buộc phải ghi hay chưa

✔️Kiểm tra có hạn chế về điều kiện giao dịch, giá cả, đối tác giao dịch hoặc khu vực giao dịch hay không

✔️Xem xét tính công bằng, chính đáng và cần thiết của nội dung hợp đồng, đồng thời đã có ý kiến thẩm tra của bộ phận pháp chế hay chưa

✔️Đã phân tích rủi ro vi phạm pháp luật và ghi lại kết quả kiểm tra đối với từng giao dịch chủ yếu hay chưa

✔️Đã xây dựng hệ thống lưu giữ tài liệu làm căn cứ như hợp đồng giao dịch, ý kiến thẩm tra và phiếu đề xuất phê duyệt nội bộ hay chưa