สารบัญ
- 1. e-Discovery | ภาพรวมระบบและสภาพแวดล้อมการดำเนินคดีระหว่างประเทศ
- - การนำมาใช้และการขยายขอบเขตพยานหลักฐานอิเล็กทรอนิกส์
- - คดี Zubulake และหน้าที่เก็บรักษาพยานหลักฐาน
- 2. e-Discovery | เทคโนโลยีหลักและเทคโนโลยีด้านกฎหมาย
- - Technology Assisted Review (TAR) และ Predictive Coding
- - การประมวลผลข้อมูลและการวิเคราะห์เมทาดาทา
- - การตรวจสอบเอกสิทธิ์และกลยุทธ์การส่งมอบเอกสาร
- 3. e-Discovery | ความเสี่ยงหลักที่บริษัทต้องเผชิญ
- - ความเสี่ยงจากการฝ่าฝืนหน้าที่เก็บรักษาพยานหลักฐาน (Legal Hold)
- - ความเสี่ยงด้านข้อมูลส่วนบุคคลและข้อจำกัดในการโอนข้อมูลไปต่างประเทศ
- - ความเสี่ยงด้านค่าใช้จ่ายและการบริหารจัดการ
- 4. e-Discovery | กลยุทธ์การรับมือในแต่ละขั้นตอน
- - การเตรียมการล่วงหน้าและการจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูล
- - การรับมือในระยะแรกเมื่อคาดหมายว่าจะเกิดการดำเนินคดี
- - การบริหารจัดการขั้นตอนรวบรวม วิเคราะห์ และส่งมอบอย่างบูรณาการ
- - ระบบการรับมือแบบบูรณาการของสำนักงานกฎหมาย Daeryun
1. e-Discovery | ภาพรวมระบบและสภาพแวดล้อมการดำเนินคดีระหว่างประเทศ
e-Discovery คือ แนวคิดที่ผสานองค์ประกอบทางอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับกระบวนการ ‘Discovery (ระบบเปิดเผยพยานหลักฐาน)’ ที่ใช้ในประเทศระบบกฎหมายแองโกล-อเมริกัน
Discovery หมายถึงระบบเปิดเผยพยานหลักฐานในกระบวนพิจารณาคดีแพ่งของประเทศระบบกฎหมายแองโกล-อเมริกัน ซึ่งอนุญาตให้คู่ความได้มาซึ่งพยานหลักฐานที่เกี่ยวข้องกับคดีอย่างกว้างขวางจากคู่ความอีกฝ่ายหรือบุคคลที่ 3 ในขั้นตอนก่อนการพิจารณาข้อเท็จจริง
การที่คู่ความทั้งสองฝ่ายเปิดเผยพยานหลักฐานอย่างโปร่งใสช่วยให้ประเด็นข้อพิพาทชัดเจนขึ้น และทำให้คดีในสัดส่วนมากยุติลงด้วยการตกลงยุติข้อพิพาทหรือการไกล่เกลี่ยในขั้นตอนก่อนการพิจารณาเนื้อหาแห่งคดี
ในสหรัฐอเมริกา คดีแพ่งส่วนใหญ่ที่มีขนาดเกินเกณฑ์ที่กำหนดต้องผ่านกระบวนการ Discovery และโดยส่วนใหญ่อย่างท่วมท้นจะมีการตกลงยุติข้อพิพาทหรือการไกล่เกลี่ยโดยอาศัยข้อมูลที่ได้จากกระบวนการดังกล่าว
การนำมาใช้และการขยายขอบเขตพยานหลักฐานอิเล็กทรอนิกส์
e-Discovery คือแนวคิดที่ขยายกระบวนการ Discovery แบบดั้งเดิมซึ่งเน้นเอกสารให้ครอบคลุมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
โดยครอบคลุมข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์หลากหลายประเภท (ESI, Electronically Stored Information) เช่น อีเมล โปรแกรมรับส่งข้อความ ไฟล์ Word·Excel·PPT ฐานข้อมูล บันทึกเซิร์ฟเวอร์ ไฟล์เสียง·วิดีโอ สื่อสังคมออนไลน์ และข้อมูลเว็บไซต์
เนื่องจากเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถแก้ไข ลบ หรือซ่อนได้ง่าย เมทาดาทา เช่น การประทับเวลา บันทึกการเข้าถึง และประวัติการแก้ไข จึงทำหน้าที่เป็นพยานหลักฐานสำคัญ การตรวจสอบจึงไม่ได้จำกัดอยู่เพียงการส่งมอบเอกสาร แต่ครอบคลุมถึงกระบวนการสร้าง เก็บรักษา และเปลี่ยนแปลงข้อมูลด้วย
คดี Zubulake และหน้าที่เก็บรักษาพยานหลักฐาน
คดี Zubulake v. UBS Warburg LLC ในสหรัฐอเมริกาเมื่อปี 2002 เป็นคดีที่มีอิทธิพลอย่างยิ่งต่อการวางรากฐานของระบบ e-Discovery
โจทก์ในคดีดังกล่าวยื่นฟ้องโดยอ้างว่าถูกเลิกจ้างโดยมิชอบเนื่องจากการเลือกปฏิบัติทางเพศ และขอให้ฝ่ายจำเลยเปิดเผยอีเมลที่เกี่ยวข้องเป็นพยานหลักฐาน
ศาลจึงรับรองคุณค่าของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในฐานะพยานหลักฐานไว้อย่างชัดเจน แม้ขณะนั้นยังไม่มีการนำกระบวนการ e-Discovery มาใช้อย่างเป็นทางการ
อย่างไรก็ตาม บริษัทฝ่ายจำเลยละเลยหน้าที่เก็บรักษาพยานหลักฐาน ทั้งที่สามารถคาดหมายได้ว่าจะเกิดการดำเนินคดี โดยลบอีเมลที่อาจเป็นพยานหลักฐานอันเสียเปรียบหรือไม่กู้คืนข้อมูลจากข้อมูลสำรอง
ด้วยเหตุนี้ ศาลจึงกำหนดมาตรการลงโทษจากการทำลายพยานหลักฐานและยอมรับข้อสันนิษฐานที่เป็นผลเสียต่อจำเลย ซึ่งส่งผลอย่างมีนัยสำคัญต่อคำวินิจฉัยเรื่องค่าเสียหายในท้ายที่สุด
คดีนี้แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่า หากบริษัทไม่เก็บรักษาพยานหลักฐานอิเล็กทรอนิกส์ให้ทันท่วงที บริษัทอาจต้องรับผิดชดใช้ค่าเสียหายเป็นจำนวนมากและเผชิญผลเสียในทางกระบวนพิจารณา
2. e-Discovery | เทคโนโลยีหลักและเทคโนโลยีด้านกฎหมาย
อุปสรรคสำคัญที่สุดประการหนึ่งในกระบวนการ e-Discovery คือปริมาณข้อมูล
ข้อมูลที่บริษัทครอบครองเพิ่มขึ้นอย่างทวีคูณ มีการเปรียบเทียบว่าหากพิมพ์ข้อมูลขนาด 1TB ลงบนกระดาษแล้ววางซ้อนกันจะมีความสูงประมาณ 3km ดังนั้นการค้นหาพยานหลักฐานที่เกี่ยวข้องกับคดีจากข้อมูลปริมาณมหาศาลจึงเป็นงานที่ต้องใช้ทรัพยากรอย่างมาก
ด้วยเหตุนี้ เทคโนโลยีด้านกฎหมายที่นำปัญญาประดิษฐ์มาใช้ในงาน e-Discovery จึงได้รับการพัฒนาขึ้น
Technology Assisted Review (TAR) และ Predictive Coding
เทคโนโลยีสำคัญที่นำมาใช้เพื่อตรวจสอบพยานหลักฐานอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมากอย่างมีประสิทธิภาพคือ Technology Assisted Review (TAR) หรือที่เรียกว่า Predictive Coding
วิธีนี้ใช้ข้อมูลตัวอย่างที่ผู้เชี่ยวชาญ เช่น ทนายความ คัดเลือกเอกสารบางส่วนและจำแนกว่า ‘เกี่ยวข้อง/ไม่เกี่ยวข้อง’ หรือ ‘อยู่ภายใต้เอกสิทธิ์/ไม่อยู่ภายใต้เอกสิทธิ์’ เพื่อฝึกปัญญาประดิษฐ์ จากนั้นระบบจะวิเคราะห์ข้อมูลส่วนที่เหลือจำนวนมากโดยอัตโนมัติและคัดเอกสารที่มีความเกี่ยวข้องสูงออกมาตรวจสอบก่อน
กระบวนการนี้มีโครงสร้างที่ออกแบบให้อัลกอริทึมเรียนรู้หลักเกณฑ์การวินิจฉัยทางกฎหมายของผู้เชี่ยวชาญ
จึงสามารถระบุเอกสารที่เชื่อมโยงโดยตรงกับประเด็นสำคัญจากข้อมูลจำนวนมหาศาลได้อย่างรวดเร็ว ลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบได้มาก พร้อมทั้งรักษาความถูกต้องของการตรวจสอบ
การประมวลผลข้อมูลและการวิเคราะห์เมทาดาทา
หลังจากรวบรวมข้อมูลแล้ว ต้องผ่านขั้นตอนการประมวลผล เช่น การกำจัดข้อมูลซ้ำ (Deduplication) การจัดกลุ่มเธรดอีเมล (Email Threading) การแปลงรูปแบบ และการปรับปรุงเมทาดาทา
โดยเฉพาะเมทาดาทาทำหน้าที่เป็นข้อมูลสำคัญที่ช่วยสร้างลำดับเหตุการณ์ในคดีขึ้นใหม่ เช่น ผู้จัดทำ เวลาที่แก้ไข บันทึกการเข้าถึง และตำแหน่งที่จัดเก็บ
ความแตกต่างระหว่างเวลาที่สร้างไฟล์กับเวลาที่รายงานจริง บันทึกการเข้าถึงของผู้ใช้รายใดรายหนึ่ง หรือร่องรอยการใช้อุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลภายนอก อาจเป็นเบาะแสสำคัญสำหรับพิจารณาเจตนาและความจงใจที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์
ดังนั้น จึงจำเป็นต้องใช้แนวทางแบบบูรณาการที่ผสานความสามารถในการวิเคราะห์ทางเทคนิคเข้ากับความสามารถในการตีความทางกฎหมาย
การตรวจสอบเอกสิทธิ์และกลยุทธ์การส่งมอบเอกสาร
องค์ประกอบสำคัญอีกประการหนึ่งของกระบวนการ e-Discovery คือการจัดการเอกสารที่ได้รับความคุ้มครองตามเอกสิทธิ์ (Privilege)
เอกสารที่อยู่ภายใต้เอกสิทธิ์ในการรักษาความลับระหว่างทนายความกับลูกความและเอกสารที่จัดทำขึ้นเพื่อเตรียมคดี (Work Product) ต้องถูกกันออกจากเอกสารที่จะส่งมอบ หากไม่สามารถคัดแยกเอกสารเหล่านี้ได้อย่างเหมาะสม อาจมีความเสี่ยงที่กลยุทธ์การต่อสู้คดีทั้งหมดจะถูกเปิดเผย
ดังนั้น ในขั้นตอนการตรวจสอบเอกสารจึงต้องตรวจสอบทั้งความเกี่ยวข้องและการอยู่ภายใต้เอกสิทธิ์ควบคู่กัน พร้อมทั้งจัดทำบัญชีเอกสารที่ได้รับเอกสิทธิ์ (Privilege Log) เพื่อยื่นต่อศาล
นอกจากนี้ กระบวนการวางกลยุทธ์ในการส่งมอบเอกสารให้สอดคล้องกับรูปแบบที่ศาลกำหนด เช่น TIFF, PDF และ Native ก็มีความสำคัญเช่นกัน
3. e-Discovery | ความเสี่ยงหลักที่บริษัทต้องเผชิญ
e-Discovery เป็นกระบวนการที่มีการตรวจสอบระบบจัดการข้อมูลและระดับการควบคุมภายในของบริษัทในทางปฏิบัติ
หากไม่ได้ออกแบบโครงสร้างการรับมือไว้ล่วงหน้า อาจเกิดผลเสียในทางกระบวนพิจารณา ความสูญเสียทางการเงิน และความเสี่ยงต่อชื่อเสียงขึ้นพร้อมกัน
ความเสี่ยงจากการฝ่าฝืนหน้าที่เก็บรักษาพยานหลักฐาน (Legal Hold)
บริษัทมีหน้าที่เก็บรักษาข้อมูลที่เกี่ยวข้องตั้งแต่เวลาที่สามารถคาดหมายได้อย่างสมเหตุสมผลว่าจะเกิดการดำเนินคดีหรือการสอบสวนโดยหน่วยงานกำกับดูแล
มาตรการนี้เรียกว่า Legal Hold หากพลาดช่วงเวลาที่ต้องดำเนินการ แจ้งเพียงในเชิงรูปแบบ หรือไม่ได้ควบคุมอย่างแท้จริง ศาลอาจวินิจฉัยว่าเป็นการทำลายพยานหลักฐาน (spoliation) และอาจใช้มาตรการต่าง ๆ เช่น การตั้งข้อสันนิษฐานที่เป็นผลเสีย การกำหนดค่าปรับเชิงลงโทษ หรือการเพิ่มจำนวนค่าเสียหาย
สำหรับบริษัทที่ดำเนินธุรกิจทั่วโลก ระบบจัดการข้อมูลระหว่างสำนักงานใหญ่ในต่างประเทศกับสาขาในประเทศมักแยกออกจากกัน หากไม่กำหนดขอบเขตการเก็บรักษาและผู้รับผิดชอบให้ชัดเจน อาจเกิดผลเสียในทางกระบวนพิจารณาที่ไม่คาดหมาย
ความเสี่ยงด้านข้อมูลส่วนบุคคลและข้อจำกัดในการโอนข้อมูลไปต่างประเทศ
ข้อมูลที่ถูกรวบรวมและโอนในกระบวนการ e-Discovery ส่วนใหญ่มักมีข้อมูลส่วนบุคคลรวมอยู่ด้วย
ในกรณีนี้ ข้อจำกัดในการโอนข้อมูลไปต่างประเทศ หลักการเก็บรวบรวมข้อมูลให้น้อยที่สุด และหน้าที่แจ้งเจ้าของข้อมูลตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของแต่ละประเทศ เช่น GDPR และ PIPA อาจกลายเป็นประเด็นทางกฎหมาย
แม้มีคำสั่งศาลให้ส่งมอบข้อมูล ก็ไม่ได้หมายความว่าจะได้รับยกเว้นจากกฎระเบียบด้านข้อมูลส่วนบุคคลทั้งหมด จึงจำเป็นต้องตรวจสอบประเด็นทางกฎหมายล่วงหน้า
ความเสี่ยงด้านค่าใช้จ่ายและการบริหารจัดการ
e-Discovery อาจมีค่าใช้จ่ายสูงมากตามปริมาณและขอบเขตของข้อมูล
หากการรับมือล่าช้าหรือดำเนินการโดยไม่มีกลยุทธ์ อาจทำให้ต้องรวบรวมและตรวจสอบข้อมูลที่ไม่จำเป็นอย่างกว้างขวาง ส่งผลให้ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นอย่างทวีคูณ
ดังนั้น การจำกัดขอบเขตอย่างมีกลยุทธ์ตั้งแต่ระยะแรกผ่านการกำหนดขอบเขตโดยเน้นประเด็นสำคัญ (Early Case Assessment) จึงมีความสำคัญ
4. e-Discovery | กลยุทธ์การรับมือในแต่ละขั้นตอน
การรับมือ e-Discovery ไม่ได้จำกัดอยู่เพียงมาตรการทางเทคนิคหลังเกิดเหตุ แต่เป็นกระบวนการอย่างเป็นระบบที่ต้องบริหารจัดการตลอดวงจร ตั้งแต่การออกแบบธรรมาภิบาลล่วงหน้าจนถึงเวลาสิ้นสุดการดำเนินคดี
การกำหนดกลยุทธ์ในแต่ละขั้นตอนอาจก่อให้เกิดความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญต่อโครงสร้างค่าใช้จ่าย ผลของคดี และอำนาจต่อรอง
การเตรียมการล่วงหน้าและการจัดทำธรรมาภิบาลข้อมูล
แม้การรับมือหลังเกิดข้อพิพาทจะมีความสำคัญ แต่ระบบจัดการข้อมูลที่วางไว้ก่อนเกิดข้อพิพาทเป็นปัจจัยกำหนดระดับความเสี่ยง
การกำหนดนโยบายเก็บรักษาเอกสาร การจัดทำ Data Map การปรับปรุงหลักเกณฑ์การจัดการเครื่องมือทำงานร่วมกันและโปรแกรมรับส่งข้อความ ตลอดจนการปรับนโยบายสำรองข้อมูลให้สอดคล้องกัน ล้วนเป็นองค์ประกอบสำคัญที่กำหนดประสิทธิภาพของการรับมือ e-Discovery ในอนาคต
การรับมือในระยะแรกเมื่อคาดหมายว่าจะเกิดการดำเนินคดี
เมื่อคาดหมายได้ว่าจะเกิดการดำเนินคดีหรือการสอบสวน ต้องระบุพนักงาน ผู้บริหาร และระบบที่เกี่ยวข้อง พร้อมทั้งแจ้ง Legal Hold
ในขณะเดียวกัน ต้องกำหนดขอบเขตข้อมูลและดำเนินมาตรการเก็บรักษาโดยร่วมมือกับฝ่าย IT ภายในและผู้เชี่ยวชาญภายนอก
ความเหมาะสมของการรับมือในระยะแรกส่งผลโดยตรงต่อการประเมินความน่าเชื่อถือของศาลในภายหลัง
See More
การบริหารจัดการขั้นตอนรวบรวม วิเคราะห์ และส่งมอบอย่างบูรณาการ
ต้องบริหารจัดการทุกขั้นตอนอย่างบูรณาการ ตั้งแต่การรวบรวมข้อมูลด้วยวิธีทางนิติวิทยาศาสตร์เพื่อรักษาความครบถ้วนสมบูรณ์ การประมวลผล การตรวจสอบโดยใช้ TAR การตรวจสอบเอกสิทธิ์ ไปจนถึงการกำหนดรูปแบบการส่งมอบ
หากแต่ละขั้นตอนดำเนินการแยกส่วนกัน ความสอดคล้องเชิงกลยุทธ์อาจเสียไปและอาจส่งผลเสียต่อผลของคดี
ระบบการรับมือแบบบูรณาการของสำนักงานกฎหมาย Daeryun
สำนักงานกฎหมาย Daeryun ดำเนินงานฝ่ายนิติวิทยาศาสตร์ดิจิทัล & e-Discovery ภายในกลุ่ม AI·Data Intelligence
ฝ่ายดังกล่าวดำเนินงานแบบบูรณาการตลอดกระบวนการรวบรวม เก็บรักษา วิเคราะห์ และส่งมอบพยานหลักฐานอิเล็กทรอนิกส์ที่จำเป็นสำหรับการดำเนินคดีระหว่างประเทศ การสอบสวนโดยหน่วยงานกำกับดูแลในต่างประเทศ และการสอบสวนภายในขนาดใหญ่
สำนักงานฯ รวบรวมข้อมูลจากสื่อหลากหลายประเภท เช่น PC เซิร์ฟเวอร์ คลาวด์ และอุปกรณ์เคลื่อนที่ ด้วยวิธีทางนิติวิทยาศาสตร์เพื่อรักษาความครบถ้วนสมบูรณ์ของข้อมูล จากนั้นจึงกำจัดข้อมูลซ้ำ ปรับปรุงเมทาดาทา และตรวจสอบเอกสารโดยใช้ TAR เพื่อคัดแยกตามความเกี่ยวข้องและการอยู่ภายใต้เอกสิทธิ์อย่างเป็นระบบ รวมถึงสนับสนุนการส่งมอบเอกสารตามรูปแบบที่ศาลกำหนด
นอกจากนี้ สำนักงานฯ ยังสนับสนุนให้บริษัทบริหารจัดการความเสี่ยงด้านพยานหลักฐานอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างเป็นระบบ โดยครอบคลุมทั้งการออกแบบโครงสร้างเพื่อปฏิบัติหน้าที่เก็บรักษาพยานหลักฐานและการตรวจสอบธรรมาภิบาลข้อมูล
บริษัทควรจัดให้มีการตรวจสอบล่วงหน้าและกำหนดกลยุทธ์การรับมืออย่างเป็นระบบสำหรับการดำเนินคดีระหว่างประเทศและสภาพแวดล้อมด้านกฎระเบียบทั่วโลก โดยประสานงานกับทนายความด้านกฎหมายธุรกิจ
