e-Discovery

e-Discovery merupakan konsep yang memasukkan dokumen elektronik ke dalam discovery yang secara tradisional berpusat pada dokumen.

Cakupannya meliputi berbagai informasi elektronik (ESI, Electronically Stored Information), seperti surel, layanan pesan, berkas Word, Excel, dan PPT, basis data, log server, berkas audio dan video, media sosial, serta data situs web.

Karena dokumen elektronik mudah diubah, dihapus, atau disembunyikan, metadata seperti stempel waktu, catatan akses, dan riwayat perubahan berfungsi sebagai bukti utama. Pemeriksaan tidak terbatas pada penyerahan dokumen, tetapi juga mencakup alur pembuatan, penyimpanan, dan perubahan data.

Salah satu perkara yang berpengaruh besar terhadap penerapan sistem e-Discovery adalah perkara Zubulake v. UBS Warburg LLC di Amerika Serikat pada tahun 2002.

Dalam perkara tersebut, penggugat mengajukan gugatan dengan mendalilkan pemutusan hubungan kerja secara tidak sah akibat diskriminasi gender dan meminta bukti berupa surel terkait dari pihak tergugat.

Pengadilan kemudian secara tegas mengakui nilai pembuktian dokumen elektronik meskipun prosedur e-Discovery belum diterapkan secara resmi.

Namun, meskipun litigasi telah dapat diperkirakan, perusahaan tergugat mengabaikan kewajibannya untuk menyimpan bukti, antara lain dengan menghapus surel yang dapat merugikan posisinya atau tidak memulihkannya dari data cadangan.

Akibatnya, pengadilan menjatuhkan sanksi atas perusakan bukti dan menerima inferensi yang merugikan tergugat, yang juga berdampak besar terhadap putusan akhir mengenai ganti rugi.

Perkara ini secara jelas menunjukkan bahwa perusahaan dapat menanggung tanggung jawab ganti rugi yang sangat besar dan kerugian prosedural apabila tidak menyimpan bukti elektronik tepat pada waktunya.

Teknologi utama yang diterapkan untuk meninjau bukti elektronik berskala besar secara efisien adalah Technology Assisted Review (TAR), yang dikenal sebagai Predictive Coding atau pengodean prediktif.

Dalam metode ini, pengacara atau tenaga ahli lainnya memilih sejumlah dokumen dan mengklasifikasikan data sampel tersebut ke dalam kategori seperti “relevan/tidak relevan” dan “dilindungi privilege/tidak dilindungi privilege”. Data itu kemudian digunakan untuk melatih kecerdasan buatan, yang selanjutnya menganalisis secara otomatis materi lain dalam jumlah besar dan memprioritaskan dokumen dengan tingkat relevansi tinggi.

Proses ini dirancang agar algoritma mempelajari standar pertimbangan hukum yang digunakan oleh tenaga ahli.

Hasilnya, dokumen yang berkaitan langsung dengan pokok persoalan utama dapat diidentifikasi dengan cepat di antara data dalam jumlah besar. Waktu dan biaya peninjauan pun dapat dikurangi secara signifikan dengan tetap menjaga ketepatan.

Setelah pengumpulan data, perlu dilakukan pemrosesan seperti penghapusan duplikasi (Deduplication), pengelompokan rangkaian surel (Email Threading), konversi format, dan penyempurnaan metadata.

Metadata khususnya berfungsi sebagai informasi utama untuk merekonstruksi rangkaian peristiwa dalam perkara, termasuk informasi mengenai pembuat dokumen, waktu perubahan, catatan akses, dan jalur penyimpanan.

Perbedaan antara waktu pembuatan berkas dan waktu pelaporan yang sebenarnya, catatan akses pengguna tertentu, serta jejak penggunaan perangkat penyimpanan eksternal dapat menjadi petunjuk penting untuk menilai adanya maksud dan kesengajaan dalam suatu peristiwa.

Oleh karena itu, diperlukan pendekatan terpadu yang memadukan kemampuan analisis teknis dengan kemampuan interpretasi hukum.

Unsur penting lainnya dalam prosedur e-Discovery adalah pengelolaan dokumen yang dilindungi privilege.

Komunikasi yang dilindungi privilege kerahasiaan antara pengacara dan klien serta materi persiapan litigasi (Work Product) harus dikecualikan dari penyerahan. Kegagalan memilahnya secara tepat dapat menimbulkan risiko terungkapnya seluruh strategi pembelaan.

Oleh karena itu, pada tahap peninjauan dokumen, relevansi dan status privilege harus diperiksa secara bersamaan. Untuk dokumen yang dilindungi privilege, daftar dokumen berprivilege (Privilege Log) harus dibuat dan diserahkan kepada pengadilan.

Selain itu, proses penyusunan strategi penyerahan sesuai dengan format yang diminta pengadilan, seperti TIFF, PDF, dan Native, juga penting.

Sejak litigasi atau pemeriksaan oleh lembaga pengawas dapat diperkirakan secara wajar, perusahaan berkewajiban menyimpan materi yang terkait.

Hal ini disebut Legal Hold. Apabila perusahaan melewatkan saat tersebut atau hanya menyampaikan pemberitahuan secara formal tanpa melakukan pengendalian yang nyata, pengadilan dapat menilainya sebagai perusakan bukti (spoliation) dan mengambil tindakan seperti menerapkan inferensi yang merugikan, menjatuhkan sanksi denda, atau meningkatkan jumlah ganti rugi.

Pada perusahaan global, sistem pengelolaan data antara kantor pusat di luar negeri dan kantor cabang dalam negeri sering kali terpisah. Apabila cakupan penyimpanan dan pihak yang bertanggung jawab tidak ditetapkan secara jelas, kerugian prosedural yang tidak terduga dapat terjadi.

Data yang dikumpulkan dan dipindahkan dalam proses e-Discovery pada umumnya memuat data pribadi.

Dalam hal ini, pembatasan pemindahan data ke luar negeri, prinsip pengumpulan minimum, kewajiban pemberitahuan kepada subjek data, dan ketentuan lain berdasarkan undang-undang perlindungan data pribadi di berbagai negara, seperti GDPR dan PIPA, dapat menjadi persoalan.

Meskipun terdapat perintah penyerahan dari pengadilan, peraturan perlindungan data pribadi tidak serta-merta dikecualikan secara menyeluruh. Oleh karena itu, peninjauan hukum terlebih dahulu sangat diperlukan.

e-Discovery dapat memerlukan biaya yang sangat besar, bergantung pada volume dan cakupan data.

Apabila penanganan tertunda atau dilaksanakan tanpa strategi, data yang tidak diperlukan pun dapat dikumpulkan dan ditinjau secara luas sehingga biaya meningkat secara eksponensial.

Oleh karena itu, penting untuk membatasi cakupan secara strategis melalui penetapan lingkup yang berfokus pada pokok persoalan (Early Case Assessment) sejak tahap awal.

Penanganan setelah timbulnya sengketa memang penting, tetapi pembangunan sistem pengelolaan informasi sebelum tahap tersebut menentukan tingkat risiko.

Penyusunan kebijakan penyimpanan dokumen, pembangunan Data Map, penataan standar pengelolaan perangkat kolaborasi dan layanan pesan, serta penyelarasan kebijakan pencadangan merupakan unsur utama yang menentukan efisiensi penanganan e-Discovery pada masa mendatang.

Segera setelah litigasi atau pemeriksaan dapat diperkirakan, perusahaan harus mengidentifikasi pegawai, pejabat, dan sistem yang terkait serta menyampaikan pemberitahuan Legal Hold.

Pada saat yang sama, perusahaan harus menentukan cakupan data dan melaksanakan tindakan penyimpanan melalui kerja sama dengan departemen TI internal dan tenaga ahli eksternal.

Ketepatan penanganan awal berdampak langsung terhadap penilaian pengadilan atas kredibilitas perusahaan pada tahap selanjutnya.

Seluruh proses harus dikelola secara terpadu, mulai dari pengumpulan dengan metode forensik yang menjaga integritas data, pemrosesan, peninjauan berbasis TAR, pemeriksaan privilege, hingga penentuan format penyerahan.

Apabila setiap tahap dilaksanakan secara terpisah, konsistensi strategis dapat terganggu dan hal ini dapat berdampak buruk terhadap hasil litigasi.

Firma Hukum Daeryun mengoperasikan Divisi Forensik Digital & e-Discovery dalam Grup AI dan Intelijen Data.

Melalui divisi tersebut, Firma Hukum Daeryun melaksanakan secara terpadu seluruh proses pengumpulan, penyimpanan, analisis, dan penyerahan bukti elektronik yang diperlukan dalam litigasi internasional, pemeriksaan oleh lembaga pengawas luar negeri, dan pemeriksaan internal berskala besar.

Data dari berbagai media, termasuk PC, server, layanan komputasi awan, dan perangkat seluler, diperoleh dengan metode forensik yang menjaga integritasnya. Setelah melalui penghapusan duplikasi, penyempurnaan metadata, dan peninjauan dokumen berbasis TAR, relevansi dan status privilege dipilah secara sistematis, serta dukungan strategis diberikan hingga tahap penyerahan dalam format yang diminta pengadilan.

Selain itu, berdasarkan kemampuan penanganan terpadu yang mencakup perancangan mekanisme pelaksanaan kewajiban penyimpanan bukti dan pemeriksaan tata kelola data, Firma Hukum Daeryun membantu perusahaan mengubah risiko bukti elektronik menjadi aspek yang dapat dikendalikan.

Bersama pengacara hukum korporasi, persiapkan pemeriksaan awal secara proaktif dan strategi penanganan yang sistematis untuk menghadapi litigasi internasional dan lingkungan regulasi global.