الامتثال في شؤون الموارد البشرية والعمل

يساعد الامتثال في شؤون الموارد البشرية والعمل الشركة على إدارة عمليات الموارد البشرية داخل المؤسسة بصورة منهجية، وعلى إدارة القرارات والإجراءات بشفافية وعدالة.

ومن خلال ذلك، يمكن الوقاية من المنازعات الداخلية والأخطاء التشغيلية التي قد تنشأ في مختلف شؤون الموارد البشرية، مثل التوظيف والتقييم والأجور وساعات العمل.

كما تؤدي الإدارة والمراجعة المستمرتان دورا مهما في تعزيز الثقة بالشركة وبناء ثقافة مؤسسية سليمة.

يبدأ تطبيق الامتثال في شؤون الموارد البشرية والعمل من مرحلة استقطاب العمال وتوظيفهم.

يجب على الشركة مراعاة المسائل التالية للوقاية من المخاطر القانونية التي قد تنشأ أثناء عملية التوظيف.

يعد الامتثال ضروريا أيضا في المرحلة السابقة لإبرام عقد العمل.

يجب مراجعة استحقاق المرشح المقرر تعيينه للأجر ومدى نشوء علاقة عمل أثناء أدائه للمهام، كما يجب الوقاية من المنازعات والمخاطر القانونية اللاحقة من خلال التقييم الفعلي لكل شكل من أشكال العمل.

وتشمل البنود المحددة ما يلي.

يعد التحقق من الامتثال لساعات العمل وأنظمة الدوام من المسائل الإدارية الأساسية للشركة.

يمكن إدارة البنود التالية للتحقق من الالتزام بساعات العمل القانونية والعمل الإضافي وفترات الراحة، ومن سلامة تشغيل أنظمة الدوام.

يمثل احتساب الأجور ودفعها وطريقة تكوين مخصصات مكافأة نهاية الخدمة عوامل مهمة ضمن المخاطر القانونية للشركة.

يجب التحقق من مدى تطبيق نظام الأجر الشامل ومن تفاصيل الأجر المدفوع مقارنة بساعات العمل الفعلية، والتأكد من احتساب مكافأة نهاية الخدمة وفقا لمعايير قانون العمل.

ويمكن من خلال ذلك الوقاية من نشوء التزامات طارئة غير متوقعة.

وأخيرا، يتحقق الامتثال في شؤون الموارد البشرية والعمل من خلال الرقابة والمراجعة الشاملتين لشؤون الموارد البشرية داخل المؤسسة.

تُدار عمليات اتخاذ القرار، مثل التوظيف والتقييم والمكافآت والترقية، بشفافية وعدالة، وتسهم المراجعة والمراقبة الدوريتان في الحد من المنازعات الداخلية والأخطاء التشغيلية، وتعزيز الثقة بالمؤسسة وبناء ثقافة مؤسسية سليمة.

يجب إنشاء نظام الامتثال في شؤون الموارد البشرية والعمل بصورة منهجية استنادا إلى القوانين ذات الصلة واللوائح الداخلية والمعايير الأخلاقية.

يساعد إنشاء نظام يستند إلى القوانين واللوائح الداخلية على الوقاية من مخاطر المنازعات التي قد تنشأ عن التمييز أو قرارات الموارد البشرية غير العادلة أثناء اتخاذ القرارات.

كما أن التحديد الواضح للإدارة المختصة ونطاق المسؤولية يقلل النزاعات الداخلية وتأخر اتخاذ القرارات الناجمين عن غموض المسؤوليات.

تمثل إجراءات الموارد البشرية في كل مرحلة، بما فيها التوظيف وعقود العمل وساعات العمل والأجور وإنهاء الخدمة، مجالات رئيسية تتركز فيها المخاطر القانونية للشركة.

ويمكن الوقاية مسبقا من الجزاءات الإدارية التي قد يفرضها مكتب العمل ومن المنازعات مع العمال، من خلال مراجعة هذه الإجراءات دوريا وإدراج التعديلات التشريعية فور صدورها.

كما تسهم الإدارة الشفافة لسجلات الموارد البشرية وتحسين الممارسات غير المعقولة في الحد من مخاطر التظلمات والبلاغات الداخلية وتعزيز الثقة داخل المؤسسة.

تعتمد فعالية الامتثال على المراقبة المستمرة بعد بدء تشغيله.

ولا تمثل عمليات التدقيق والمراجعة الداخلية الدورية مجرد إجراءات شكلية، بل تؤدي دور نظام إنذار يتيح رصد مؤشرات مخالفة القانون مبكرا والاستجابة قبل تفاقم المشكلة.

وتشكل المعالجة الفورية للمخالفات وإجراءات منع تكرارها آلية أساسية لحماية الثقة بالشركة واستقرارها القانوني في آن واحد.

يجب إجراء دورات تدريبية منتظمة تتيح للإدارة ومسؤولي الموارد البشرية وسائر الموظفين فهم القوانين واللوائح الداخلية فهما كافيا.

يجب إعداد التدريب بما يتناسب مع الدرجات الوظيفية وطبيعة المهام، وأن يركز على محتوى قابل للتطبيق في بيئة العمل الفعلية.

يساعد تنفيذ تدريب دوري ومنهجي يشمل الإدارة والموظفين الميدانيين على الوقاية من المنازعات والإجراءات التأديبية ومخاطر السمعة غير الضرورية الناجمة عن مخالفة اللوائح.

وعندما يركز التدريب بوجه خاص على الممارسة العملية، يتمكن أعضاء المؤسسة من تطبيق سلوكيات الامتثال بصورة طبيعية في أعمالهم اليومية، مما يساعد على ترسيخ الامتثال ضمن ثقافة الشركة.

يجب تحديد المخاطر القانونية والتشغيلية المحتملة مسبقا وإعداد تدابير للاستجابة لها.

ويتيح هذا الاستعداد تفعيل إجراءات الإبلاغ السريع عند تحقق المخاطر فعليا والحد من اتساع نطاق الضرر.

كما يجب دعم الإدارة لكي تتمكن من اتخاذ قرارات استراتيجية استنادا إلى نظام دوري للإبلاغ عن المخاطر.

إذا نفذت الشركة بعد الاندماج أو الاستحواذ إعادة توزيع للقوى العاملة أو إعادة هيكلة بهدف رفع الكفاءة التنظيمية دون توافر أسباب وإجراءات مشروعة، فقد يؤدي ذلك إلى مخاطر قانونية جسيمة، مثل الفصل التعسفي أو التعويض عن الضرر أو الإضرار بالسمعة.

وبناء على ذلك، يجب على الشركة أن تدير بصورة منهجية التدابير التالية ضمن نظام الامتثال في شؤون الموارد البشرية والعمل.

ولا يقتصر دور هذا النظام الإداري على الوقاية من المنازعات قصيرة الأجل، بل يعمل بوصفه آلية إدارية أساسية تتيح استقرار تكامل المؤسسة بعد الاندماج والحفاظ على بيئة توظيف مستدامة.

تعد الاستشارة القانونية والمراجعة المنهجية ضروريتين للوقاية من المخاطر القانونية والتشغيلية التي قد تنشأ في مختلف جوانب إدارة الموارد البشرية والعمل.

يضم مكتبنا فريقا تعاونيا من المتخصصين، يشمل محامين متخصصين في شؤون الشركات وذوي خبرة في قانون العمل وإدارة الموارد البشرية والعمل، إلى جانب مستشاري العمل ومستشاري الموارد البشرية والعمل.

ويتيح هذا التعاون تقديم حلول عملية لمختلف جوانب الامتثال المتعلقة بالموارد البشرية والعمل، بما فيها إدارة التوظيف وعقود العمل، والامتثال لقواعد الأجور وساعات العمل، ومراجعة نظام الرقابة الداخلية.

يمكن إجراء مراجعة منهجية للامتثال في شؤون الموارد البشرية والعمل وإدارة مخاطره بالتعاون مع 🔗محامي شركة دايريون للمحاماة المتخصص في شؤون الشركات.