الكشف الإلكتروني عن الأدلة

الكشف الإلكتروني عن الأدلة (eDiscovery) هو مفهوم يضيف الوثائق الإلكترونية إلى الكشف التقليدي عن الأدلة القائم على الوثائق.

ويشمل نطاقه طيفا واسعا من المعلومات الإلكترونية (ESI, Electronically Stored Information)، مثل رسائل البريد الإلكتروني، والمراسلات الفورية، وملفات Word وExcel وPPT، وقواعد البيانات، وسجلات الخوادم، والملفات الصوتية والمرئية، ووسائل التواصل الاجتماعي وبيانات المواقع الإلكترونية.

ونظرا إلى سهولة تعديل الوثائق الإلكترونية أو حذفها أو إخفائها، تؤدي البيانات الوصفية، مثل الطوابع الزمنية وسجلات الوصول وسجل التعديلات، دورا محوريا بوصفها أدلة. ولا يقتصر الفحص على تقديم الوثائق، بل يشمل أيضا مسار إنشاء البيانات وحفظها وتعديلها.

من القضايا التي كان لها أثر حاسم في ترسيخ نظام الكشف الإلكتروني عن الأدلة قضية Zubulake v. UBS Warburg LLC التي نظرت في الولايات المتحدة عام 2002.

وكانت المدعية في تلك القضية قد أقامت دعوى زاعمة تعرضها للفصل التعسفي بسبب التمييز على أساس الجنس، وطلبت من المدعى عليها تقديم رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة بوصفها أدلة.

وعليه، أقرت المحكمة بوضوح بالقيمة الإثباتية للوثائق الإلكترونية رغم أن إجراءات الكشف الإلكتروني عن الأدلة لم تكن قد اعتمدت رسميا آنذاك.

غير أن الشركة المدعى عليها قصرت في واجب حفظ الأدلة، رغم توقعها نشوء الدعوى، وذلك بحذف رسائل بريد إلكتروني قد تشكل دليلا ضدها أو بعدم استعادتها من بيانات النسخ الاحتياطي.

ونتيجة لذلك، فرضت المحكمة جزاءات بسبب إتلاف الأدلة، وأقرت استنتاجا سلبيا ضد الشركة، وكان لذلك أثر كبير أيضا في القرار النهائي المتعلق بالتعويض.

وأظهرت هذه القضية بوضوح أن عدم حفظ الشركة للأدلة الإلكترونية في الوقت المناسب قد يعرضها لمسؤولية عن تعويضات باهظة ولأضرار إجرائية.

من أبرز التقنيات المعتمدة لمراجعة الأدلة الإلكترونية واسعة النطاق بكفاءة تقنية المراجعة بمساعدة التكنولوجيا (Technology Assisted Review, TAR)، المعروفة بالترميز التنبؤي (Predictive Coding).

وتقوم هذه الطريقة على اختيار خبراء، مثل المحامين، عينة من الوثائق وتصنيفها ضمن فئات من قبيل «ذات صلة/غير ذات صلة» و«مشمولة بالامتياز القانوني/غير مشمولة به»، ثم تدريب الذكاء الاصطناعي على بيانات العينة. وبناء على ذلك، يحلل النظام آليا بقية المواد الضخمة ويستخرج أولا الوثائق الأعلى صلة.

وقد صممت هذه العملية بحيث تتعلم الخوارزمية معايير التقييم القانوني التي يطبقها الخبراء.

ونتيجة لذلك، يمكن التعرف بسرعة على الوثائق المرتبطة مباشرة بالمسائل المحورية ضمن الكم الهائل من البيانات، مع تقليص وقت المراجعة وتكاليفها بدرجة كبيرة والحفاظ على الدقة.

بعد جمع البيانات، يجب إخضاعها لعمليات معالجة تشمل إزالة التكرار (Deduplication)، وتجميع سلاسل رسائل البريد الإلكتروني (Email Threading)، وتحويل الصيغ وتنقية البيانات الوصفية.

وتؤدي البيانات الوصفية، ولا سيما معلومات منشئ الملف ووقت تعديله وسجلات الوصول إليه ومسار تخزينه، دورا محوريا في إعادة بناء تسلسل أحداث القضية.

وقد يشكل الفرق بين وقت إنشاء الملف ووقت الإبلاغ الفعلي عنه، أو سجلات وصول مستخدم معين، أو آثار استخدام أجهزة تخزين خارجية، قرائن مهمة لتقييم القصد والتعمد في القضية.

ولذلك، يلزم اتباع نهج متكامل يجمع بين القدرة على التحليل التقني والقدرة على التفسير القانوني.

تمثل إدارة الوثائق المشمولة بالامتياز القانوني (Privilege) عنصرا محوريا آخر في إجراءات الكشف الإلكتروني عن الأدلة.

ويجب استبعاد الاتصالات السرية المحمية بين المحامي والموكل ومواد التحضير للدعوى (Work Product) وغيرها من نطاق التقديم. وقد يؤدي عدم فرزها على نحو ملائم إلى كشف استراتيجية الدفاع بأكملها.

ولذلك، يجب فحص مدى انطباق الامتياز القانوني بالتوازي مع مراجعة صلة الوثائق أثناء مرحلة المراجعة، وإعداد سجل بالوثائق المشمولة بالامتياز (Privilege Log) وتقديمه إلى المحكمة.

كذلك، تكتسب عملية وضع استراتيجية للتقديم بما يتوافق مع الصيغة التي تطلبها المحكمة (TIFF, PDF, Native وغيرها) أهمية مماثلة.

تتحمل الشركة واجب حفظ المواد ذات الصلة منذ اللحظة التي يصبح فيها توقع نشوء دعوى أو إجراء جهة رقابية توقعا معقولا.

ويعرف ذلك بإشعار الحفظ القانوني (Legal Hold). وإذا فاتت الشركة هذه اللحظة، أو اكتفت بإشعار شكلي دون تنفيذ رقابة فعلية، فقد تعتبر المحكمة ذلك إتلافا للأدلة (spoliation)، وتتخذ تدابير مثل إقرار استنتاج سلبي، وفرض جزاءات مالية وزيادة مبلغ التعويض.

وغالبا ما تكون أنظمة إدارة البيانات لدى الشركات العالمية منفصلة بين المقر الرئيسي في الخارج والفروع المحلية. ولذلك، قد تنشأ أضرار إجرائية غير متوقعة إذا لم يحدد نطاق الحفظ والجهة المسؤولة عنه بوضوح.

تتضمن البيانات التي تجمع وتنقل خلال عملية الكشف الإلكتروني عن الأدلة معلومات شخصية في معظم الحالات.

وفي هذه الحالة، قد تثار مسائل تتعلق بقيود نقل البيانات إلى الخارج، ومبدأ الحد الأدنى من الجمع، وواجب إخطار أصحاب البيانات، وفقا لقوانين حماية البيانات الشخصية في مختلف الدول، مثل GDPR وPIPA.

ولا تعفى البيانات تلقائيا من ضوابط حماية المعلومات الشخصية لمجرد صدور أمر من المحكمة بتقديمها، ولذلك يلزم إجراء مراجعة قانونية مسبقة.

قد يترتب على الكشف الإلكتروني عن الأدلة تكاليف باهظة بحسب حجم البيانات ونطاقها.

وإذا تأخرت الاستجابة أو جرت دون استراتيجية، فقد تجمع بيانات غير ضرورية وتراجع على نطاق واسع، مما يؤدي إلى ارتفاع التكاليف بمعدلات هائلة.

ولذلك، من المهم تحديد النطاق استراتيجيا في المرحلة المبكرة من خلال تقييم أولي للقضية يركز على المسائل محل النزاع (Early Case Assessment).

تكتسب الاستجابة بعد نشوء النزاع أهمية، غير أن إنشاء نظام لإدارة المعلومات قبل تلك المرحلة هو ما يحدد مستوى المخاطر.

ويعد وضع سياسة لحفظ الوثائق، وإنشاء خريطة للبيانات (Data Map)، وتنظيم معايير إدارة أدوات التعاون والمراسلات الفورية، ومواءمة سياسات النسخ الاحتياطي من العوامل الأساسية التي تحدد كفاءة الاستجابة للكشف الإلكتروني عن الأدلة مستقبلا.

يجب تحديد الموظفين والأنظمة ذات الصلة وإصدار إشعار الحفظ القانوني (Legal Hold) بمجرد توقع نشوء دعوى أو إجراء تحقيق.

وبالتزامن مع ذلك، يجب تحديد نطاق البيانات وتنفيذ تدابير الحفظ بالتعاون مع قسم تقنية المعلومات الداخلي والخبراء الخارجيين.

وتؤثر ملاءمة الاستجابة الأولية مباشرة في تقييم المحكمة لمدى الموثوقية.

يجب إدارة العملية بأكملها على نحو متكامل، بدءا من الجمع بطريقة جنائية رقمية تضمن سلامة البيانات، مرورا بالمعالجة والمراجعة القائمة على TAR وفحص الامتياز القانوني، وصولا إلى تحديد صيغة التقديم.

وإذا أديرت كل مرحلة بمعزل عن الأخرى، فقد تفقد الاستراتيجية اتساقها، مما قد يؤثر سلبا في نتيجة الدعوى.

تدير شركة دايريون للمحاماة قسم الأدلة الجنائية الرقمية & والكشف الإلكتروني عن الأدلة ضمن مجموعة الذكاء الاصطناعي واستخبارات البيانات.

ومن خلال ذلك، تنفذ بصورة متكاملة جميع مراحل جمع الأدلة الإلكترونية وحفظها وتحليلها وتقديمها، وهي المراحل اللازمة للدعاوى الدولية وتحقيقات الجهات الرقابية الأجنبية والتحقيقات الداخلية واسعة النطاق.

وتجمع البيانات بأساليب جنائية رقمية تضمن سلامتها من وسائط متنوعة، مثل أجهزة PC والخوادم والخدمات السحابية والأجهزة المحمولة. ثم تفرز بصورة منهجية من حيث الصلة والامتياز القانوني بعد إزالة التكرار وتنقية البيانات الوصفية ومراجعة الوثائق استنادا إلى TAR، كما تقدم الدعم الاستراتيجي حتى مرحلة تقديم المواد بالصيغة التي تطلبها المحكمة.

وتساعد الشركة أيضا المؤسسات على تحويل مخاطر الأدلة الإلكترونية إلى مجال يمكن التحكم فيه، استنادا إلى قدراتها المتكاملة التي تشمل تصميم هيكل للوفاء بواجب حفظ الأدلة وفحص حوكمة البيانات.

ويمكن إعداد فحص استباقي واستراتيجية استجابة منهجية للدعاوى الدولية وبيئة الرقابة العالمية بالتعاون مع محامي قانون الشركات.