MỤC LỤC
- 1. Tuân thủ | Khái niệm và tầm quan trọng
- - Sự cần thiết của tuân thủ
- - Xây dựng hệ thống tuân thủ
- 2. Tuân thủ | Các vấn đề tuân thủ dưới góc độ thẩm tra chứng cứ
- - Tuân thủ trong lĩnh vực thương mại công bằng
- - Tuân thủ về bảo vệ thông tin cá nhân
- - Tuân thủ trong lĩnh vực nhân sự và lao động
- - Tuân thủ trong lĩnh vực sở hữu trí tuệ (IP)
- - Tuân thủ trong lĩnh vực môi trường và an toàn công nghiệp
- 3. Tuân thủ | Phương án xây dựng hệ thống quản lý chứng cứ
- - Vai trò của Trung tâm Thẩm tra chứng cứ và Giám định kỹ thuật số
- - Năng lực của Trung tâm Giám định kỹ thuật số Daeryun
- 4. Tuân thủ | Xây dựng cơ chế giám sát tuân thủ cùng chuyên gia pháp lý
- - Danh sách kiểm tra tuân thủ theo loại hình doanh nghiệp
1. Tuân thủ | Khái niệm và tầm quan trọng
Tuân thủ (Compliance) là hệ thống theo đó doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh trong khi tuân thủ các luật, quy định nội bộ và chuẩn mực đạo đức.
Khái niệm này không chỉ dừng ở việc ‘tuân thủ pháp luật’ mà đang phát triển thành một hệ thống quản lý pháp lý mang tính phòng ngừa nhằm bảo đảm tính bền vững, trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp và bảo vệ các bên liên quan.
Cùng với quản trị ESG, tuân thủ gần đây gắn trực tiếp với việc ‘kiểm soát rủi ro kinh doanh’ của doanh nghiệp. Đặc biệt, do việc thu thập chứng cứ và quản lý tài liệu ngày càng quan trọng khi xảy ra hành vi trái pháp luật, vai trò của chuyên gia thẩm tra chứng cứ và giám định kỹ thuật số ngày càng trở nên cần thiết.
Các hành vi tham nhũng trong doanh nghiệp như nhận hối lộ, làm rò rỉ hoặc thao túng dữ liệu, chiếm đoạt tài sản đang quản lý, vi phạm nghĩa vụ quản lý gây thiệt hại về tài sản, lừa đảo và các tội phạm về tài sản khác là những vấn đề căn bản cản trở sự phát triển của doanh nghiệp.
Hệ thống tuân thủ chính là cơ chế giúp bảo vệ doanh nghiệp trước các yếu tố nội bộ hoặc tác động bên ngoài và có thể được xem là biện pháp bảo vệ nhằm hạn chế nguy cơ phát sinh rủi ro pháp lý.
Vì vậy, không phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, việc tham vấn pháp lý từ chuyên gia liên quan là cần thiết để xây dựng khuôn khổ cho hệ thống tuân thủ.
Sự cần thiết của tuân thủ
Tuân thủ là hệ thống cần thiết đối với mọi doanh nghiệp, không phụ thuộc vào quy mô.
Đặc biệt, ở doanh nghiệp quy mô nhỏ, sai sót của một nhân viên có thể dẫn đến thiệt hại lớn cho toàn doanh nghiệp; vì vậy, càng cần chuẩn bị xây dựng hệ thống tuân thủ, bao gồm đào tạo về tuân thủ pháp luật.
Tuân thủ không chỉ cần thiết để phòng ngừa trách nhiệm pháp lý mà còn có vai trò quan trọng đối với sự phát triển bền vững và việc xây dựng lòng tin dành cho doanh nghiệp.
Có thể tóm lược các lý do cần thiết phải tuân thủ như sau.
▶Phòng ngừa rủi ro vi phạm pháp luật
Doanh nghiệp có thể kiểm soát trước rủi ro vi phạm trong nhiều lĩnh vực pháp luật như thương mại công bằng, bảo vệ thông tin cá nhân, lao động, an toàn công nghiệp và thuế.
▶Phòng ngừa trách nhiệm của ban lãnh đạo và tạo cơ sở xem xét miễn trách nhiệm
Các tài liệu liên quan có thể được sử dụng làm chứng cứ cho thấy hội đồng quản trị và người đại diện theo pháp luật đã thực hiện nghĩa vụ cẩn trọng của người quản lý theo pháp luật Hàn Quốc.
Ngay cả khi vấn đề phát sinh sau đó, việc chứng minh đã vận hành một hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp có thể được xem xét như một căn cứ miễn trách nhiệm.
▶Phương tiện bảo vệ quan trọng khi ứng phó với hoạt động điều tra
Tài liệu tuân thủ và chứng cứ nội bộ là phương tiện bảo vệ quan trọng cho doanh nghiệp trong các cuộc điều tra của Ủy ban Thương mại Công bằng Hàn Quốc, hoạt động khám xét và thu giữ của cơ quan công tố Hàn Quốc hoặc thanh tra thuế của Cơ quan Thuế Quốc gia Hàn Quốc.
▶Xây dựng lòng tin với doanh nghiệp toàn cầu và đối tác nước ngoài
Việc đáp ứng các tiêu chuẩn tuân thủ quốc tế góp phần nâng cao mức độ tin cậy trong giao dịch với đối tác nước ngoài.
Xây dựng hệ thống tuân thủ
Xây dựng hệ thống tuân thủ là quá trình thiết lập một quy trình có hệ thống nhằm tuân thủ các quy định pháp luật.
Quá trình này bao gồm xây dựng chính sách, đào tạo nhân viên, thiết lập hệ thống giám sát, kiểm tra việc tuân thủ và thực hiện biện pháp khắc phục đối với vi phạm.
Một hệ thống tuân thủ hiệu quả giúp phòng ngừa rủi ro nội bộ và ứng phó kịp thời với vấn đề phát sinh.
Sau khi xây dựng hệ thống, doanh nghiệp cũng cần liên tục cải thiện để phản ánh những thay đổi mới nhất của pháp luật.
Vì vậy, việc thường xuyên tham vấn luật sư am hiểu Luật Thương mại của Hàn Quốc và các luật liên quan, cũng như hoạt động tư vấn pháp lý doanh nghiệp, là cần thiết.
Bên cạnh đó, hoạt động điều tra của cơ quan có thẩm quyền và việc thu thập email, tài liệu kế toán cùng các chứng cứ khác là cần thiết cho công tác giám sát tuân thủ; doanh nghiệp có thể nhận hỗ trợ từ chuyên gia thẩm tra chứng cứ và giám định kỹ thuật số của công ty luật.
Thông qua việc xây dựng hệ thống này, doanh nghiệp cần tạo nền tảng để phòng ngừa các vấn đề, tranh chấp pháp lý và duy trì sự phát triển ổn định.
2. Tuân thủ | Các vấn đề tuân thủ dưới góc độ thẩm tra chứng cứ
Dưới đây là các vấn đề tuân thủ theo từng lĩnh vực cùng vai trò và sự cần thiết của việc thẩm tra chứng cứ, giám định kỹ thuật số.
Tuân thủ trong lĩnh vực thương mại công bằng
Rủi ro doanh nghiệp liên quan đến Luật của Hàn Quốc về điều chỉnh độc quyền và thương mại công bằng, Luật của Hàn Quốc về giao dịch công bằng trong quan hệ thầu phụ, Luật của Hàn Quốc về giao dịch công bằng trong kinh doanh nhượng quyền và các luật khác có thể phát sinh dưới hình thức thỏa thuận hạn chế cạnh tranh, lạm dụng vị trí thống lĩnh thị trường, can thiệp bất hợp lý đối với bên nhận quyền hoặc không thanh toán tiền thầu phụ.
Các vấn đề này có thể bắt nguồn từ cuộc điều tra theo thẩm quyền của Ủy ban Thương mại Công bằng Hàn Quốc hoặc từ nội dung tố giác; khi rủi ro trở thành hiện thực, doanh nghiệp có thể phải chịu khoản tiền phạt bổ sung, vụ kiện bồi thường thiệt hại hoặc xử phạt hình sự.
Vai trò của chuyên gia thẩm tra chứng cứ và giám định kỹ thuật số có ý nghĩa quan trọng.
Việc bảo toàn và phân tích các hồ sơ kỹ thuật số có thể chứng minh hành vi thương mại không công bằng, chẳng hạn như email, ứng dụng nhắn tin nội bộ, biên bản họp, hợp đồng và tài liệu chỉ thị, cung cấp tài liệu cơ sở quan trọng để tiến hành điều tra nội bộ và xây dựng lập luận bảo vệ.
Đặc biệt, nội dung trao đổi giữa các thành viên ban lãnh đạo và hướng dẫn công việc dành cho người phụ trách cần được sắp xếp theo trình tự thời gian.
Tuân thủ về bảo vệ thông tin cá nhân
Vi phạm Luật Bảo vệ thông tin cá nhân của Hàn Quốc và Luật của Hàn Quốc về mạng thông tin và truyền thông có thể bắt nguồn từ việc thu thập hoặc sử dụng trái phép thông tin khách hàng, bỏ sót thủ tục đồng ý, quản lý hoạt động ủy thác không đầy đủ hoặc rò rỉ cơ sở dữ liệu.
Đặc biệt, ngành giải trí và thể thao có rủi ro cao do xử lý thông tin người hâm mộ, thông tin thành viên và lịch sử thanh toán.
Khi xảy ra vụ việc xâm phạm thông tin cá nhân, doanh nghiệp có thể phải chịu khoản tiền phạt bổ sung, quyết định hành chính và vụ kiện dân sự.
Thông qua Trung tâm Thẩm tra chứng cứ và Giám định kỹ thuật số, doanh nghiệp cần chuẩn bị cơ sở để chứng minh đã thực hiện thủ tục đồng ý trước và quản lý phù hợp bằng cách thu thập lịch sử đồng ý cho việc thu thập, sử dụng thông tin cá nhân, nhật ký truy cập, hướng dẫn xử lý thông tin cá nhân và hồ sơ thực hiện hợp đồng ủy thác.
Ngay cả sau khi xảy ra xâm phạm, việc phân tích nhật ký hệ thống nội bộ và hồ sơ truy cập của quản trị viên để xác định nguyên nhân, đồng thời làm rõ mối liên hệ với khả năng bị tấn công từ bên ngoài, cũng rất quan trọng.
Tuân thủ trong lĩnh vực nhân sự và lao động
Vi phạm Luật Tiêu chuẩn lao động của Hàn Quốc, Luật An toàn và vệ sinh lao động của Hàn Quốc, Luật Bình đẳng giới trong việc làm của Hàn Quốc và các luật khác có thể dẫn đến sa thải trái pháp luật, quấy rối tại nơi làm việc, làm việc kéo dài hoặc nợ lương; các vấn đề này có thể phát triển thành vụ việc được trình báo lên Bộ Việc làm và Lao động Hàn Quốc hoặc vụ kiện dân sự.
Gần đây, tranh luận về căng thẳng tâm lý của người lao động làm công việc đòi hỏi kiểm soát cảm xúc và các phương thức giám sát bằng AI cũng đang được chú ý.
Trung tâm Thẩm tra chứng cứ và Giám định kỹ thuật số thu thập, phân tích nhật ký thời gian làm việc trong hệ thống quản lý nhân sự, dữ liệu quyết toán tiền lương, hồ sơ điều chuyển nhân sự, email liên quan đến quấy rối tại nơi làm việc, bản ghi âm và hồ sơ tiếp nhận tố giác.
Những hồ sơ này được sử dụng làm tài liệu để chứng minh hoặc bác bỏ việc doanh nghiệp có tuân thủ tiêu chuẩn pháp lý và thực hiện biện pháp xử lý hành vi quấy rối hay không.
Tuân thủ trong lĩnh vực sở hữu trí tuệ (IP)
Trường hợp tài liệu phát triển nội bộ của doanh nghiệp bị rò rỉ ra bên ngoài hoặc doanh nghiệp sử dụng trái phép tác phẩm hay nhãn hiệu của người khác có thể dẫn đến vi phạm Luật của Hàn Quốc về bảo vệ bí mật kinh doanh, Luật Bản quyền tác giả của Hàn Quốc, Luật của Hàn Quốc về phòng chống cạnh tranh không lành mạnh và bảo vệ bí mật kinh doanh, Luật Nhãn hiệu của Hàn Quốc cùng các luật khác.
Doanh nghiệp giải trí lấy nội dung làm trọng tâm và doanh nghiệp thể thao dựa trên công nghệ có thể đặc biệt dễ gặp rủi ro kiện tụng về xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ.
Trung tâm Thẩm tra chứng cứ và Giám định kỹ thuật số tập trung vào việc thu thập lịch sử lập tài liệu phát triển, quá trình sáng tạo tác phẩm, hồ sơ chỉnh sửa, nhật ký quản lý phiên bản mã nguồn và điều khoản về quyền sở hữu trong hợp đồng để chứng minh ‘ai đã tạo ra nội dung gì vào thời điểm nào’ hoặc ‘nội dung này là bản gốc’.
Tài liệu bảo vệ cho thấy doanh nghiệp không xâm phạm quyền của người khác cũng có thể được chuẩn bị dưới hình thức văn bản đồng ý trước hoặc hồ sơ cấp phép sử dụng tác phẩm của bên thứ ba.
Tuân thủ trong lĩnh vực môi trường và an toàn công nghiệp
Vi phạm pháp luật về môi trường hoặc Luật An toàn và vệ sinh lao động của Hàn Quốc cũng có thể liên quan đến Đạo luật Hàn Quốc về xử phạt đối với tai nạn nghiêm trọng.
Việc tự ý bỏ chất thải, quản lý không đầy đủ chất nguy hại hoặc che giấu tai nạn lao động có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến danh tiếng và sự tồn tại của doanh nghiệp.
Gần đây, các sự kiện thể thao và buổi hòa nhạc quy mô lớn đồng thời chịu sự điều chỉnh của các quy định về quản lý an toàn và môi trường, vì vậy cần bảo đảm tuân thủ trong thực tế.
Trung tâm Thẩm tra chứng cứ và Giám định kỹ thuật số sắp xếp có hệ thống kết quả đo môi trường làm việc, hồ sơ đào tạo an toàn, nhật ký kiểm tra, kế hoạch lập trước và hồ sơ đánh giá rủi ro; khi xảy ra sự cố, trung tâm rà soát quan hệ trách nhiệm pháp lý và cơ sở chứng minh doanh nghiệp đã thực hiện nghĩa vụ quản lý dựa trên hình ảnh CCTV tại hiện trường, hệ thống báo cáo và nhật ký ứng phó khẩn cấp.
3. Tuân thủ | Phương án xây dựng hệ thống quản lý chứng cứ
Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống quản lý chứng cứ như sau.
▶Chuẩn hóa tài liệu nội bộ và quản lý hồ sơ kỹ thuật số
Email, báo cáo, hợp đồng, chỉ thị và các tài liệu khác cần được cấp số tài liệu và lưu trữ trong một hệ thống thống nhất.
Cần có chính sách lưu giữ nhằm ngăn ngừa việc xóa tài liệu không cần thiết.
▶Lập 'hồ sơ vụ việc' cho từng vấn đề nghiêm trọng và xây dựng hệ thống ghi nhật ký
Các vấn đề có rủi ro pháp lý cần được tự động phân loại thành hồ sơ vụ việc; email, nội dung trò chuyện và báo cáo liên quan phải được liên kết để lưu lại ‘mẫu dữ liệu có thể truy vết’.
▶Mô phỏng và kiểm toán thử để chuẩn bị cho hoạt động điều tra bên ngoài
Kiểm tra hệ thống nộp và bảo toàn chứng cứ thông qua diễn tập tình huống ứng phó thực tế, chẳng hạn như cuộc điều tra của Ủy ban Thương mại Công bằng Hàn Quốc hoặc Bộ Việc làm và Lao động Hàn Quốc.
▶Xây dựng cơ chế ứng phó với người lao động nghỉ việc và hệ thống giám định kỹ thuật số
Cần chuẩn bị cơ chế giám định kỹ thuật số đối với hồ sơ công việc của người lao động nghỉ việc và hệ thống sao lưu nhật ký từ trước để ứng phó với nguy cơ rò rỉ công nghệ hoặc che giấu chỉ thị không phù hợp.
Vai trò của Trung tâm Thẩm tra chứng cứ và Giám định kỹ thuật số
Trung tâm Thẩm tra chứng cứ của Công ty Luật Daeryun cung cấp các hình thức hỗ trợ sau.
▶Đánh giá sơ bộ và kiểm tra thực trạng vận hành hệ thống tuân thủ nội bộ
Đánh giá tình trạng lưu giữ tài liệu, chính sách kiểm soát ứng dụng nhắn tin, hệ thống tiếp nhận tố giác tại nơi làm việc và các nội dung vận hành thực tế khác để xác định các lĩnh vực rủi ro.
▶Thu thập và bảo toàn chứng cứ khi xảy ra vụ việc
Trích xuất theo phương pháp giám định kỹ thuật số các chứng cứ quan trọng từ email, máy chủ, máy tính xách tay và các thiết bị khác, đồng thời thực hiện biện pháp bảo toàn nhằm hạn chế nguy cơ chứng cứ bị làm sai lệch hoặc xóa bỏ.
▶Tư vấn ứng phó với cơ quan điều tra và nộp tài liệu điều tra
Phân tích rủi ro pháp lý tùy theo việc có nộp tài liệu hay không và lập danh mục chứng cứ phù hợp với chiến lược bảo vệ.
Khi cần thiết, công việc này có thể đi kèm với việc rà soát nội dung trình bày và hướng dẫn giải thích tài liệu.
Điểm cốt lõi của hoạt động tuân thủ doanh nghiệp là cho thấy doanh nghiệp đã thực hiện những biện pháp gì để kiểm soát nội bộ và những biện pháp đó có thực sự tồn tại hay không, bất kể cuối cùng có xác định được hành vi vi phạm hay không.
Không chỉ dừng ở việc lập giấy tờ hoặc sửa đổi điều lệ, doanh nghiệp cần được hỗ trợ bằng hệ thống quản lý tài liệu, báo cáo, ghi nhận chỉ thị và giám định kỹ thuật số được vận hành trên thực tế.
Trung tâm Thẩm tra chứng cứ và Trung tâm Giám định kỹ thuật số thực hiện vai trò trọng tâm trong công tác tuân thủ thông qua việc chuyển ‘rủi ro vô hình’ thành chứng cứ có thể nhận diện.
Năng lực của Trung tâm Giám định kỹ thuật số Daeryun
Việc ứng phó với rủi ro tuân thủ doanh nghiệp như chiếm đoạt tài sản đang quản lý, vi phạm nghĩa vụ quản lý gây thiệt hại về tài sản, rò rỉ công nghệ và vi phạm Luật của Hàn Quốc về điều chỉnh độc quyền và thương mại công bằng phụ thuộc đáng kể vào cách xử lý dữ liệu.
Để xây dựng chiến lược bảo vệ trong vụ việc vi phạm tuân thủ và hệ thống kiểm toán nội bộ vượt ra ngoài chức năng khôi phục kỹ thuật, trung tâm tập trung hỗ trợ các năng lực cốt lõi sau.
Trung tâm Giám định kỹ thuật số có thể hỗ trợ thiết kế chiến lược bảo vệ chủ động, không chỉ dừng ở việc ứng phó sau khi vi phạm xảy ra.
4. Tuân thủ | Xây dựng cơ chế giám sát tuân thủ cùng chuyên gia pháp lý
Sau khi xây dựng hệ thống tuân thủ, để hệ thống thực hiện đúng chức năng, cần hiểu đầy đủ lý do tồn tại và phương thức sử dụng hệ thống.
Quá trình lựa chọn đối tác pháp lý có thể cung cấp tư vấn chuyên môn về vấn đề này cũng rất quan trọng.
Công ty Luật Daeryun phối hợp giữa các luật sư am hiểu pháp luật doanh nghiệp, xây dựng, tài chính, hình sự và các lĩnh vực khác để hỗ trợ công tác ứng phó.
Công ty cũng vận hành 🔗Trung tâm Thẩm tra chứng cứ và phối hợp với các chuyên gia trong từng lĩnh vực như chuyên gia thuế, kế toán viên và chuyên gia 🔗giám định kỹ thuật số để hỗ trợ có hệ thống từ giai đoạn tư vấn ban đầu về vụ việc đến công tác quản lý và biện pháp xử lý sau đó.
Công ty cũng hỗ trợ xử lý nhiều vấn đề tuân thủ quy định mà các doanh nghiệp toàn cầu có thể gặp phải.
Nếu cần hỗ trợ liên quan đến việc xây dựng hệ thống tuân thủ, có thể đặt lịch thông qua 🔗Đặt lịch tư vấn pháp luật với luật sư về thẩm tra chứng cứ.
Danh sách kiểm tra tuân thủ theo loại hình doanh nghiệp
▣ Doanh nghiệp niêm yết và tổ chức tài chính
□Xây dựng hệ thống quản lý thời hạn lưu giữ văn bản điện tử, email và nhật ký xóa
□Giám sát theo thời gian thực nguy cơ vi phạm Luật của Hàn Quốc về thị trường vốn và dịch vụ đầu tư tài chính như giao dịch nội gián và thao túng giá cổ phiếu
□Kiểm tra trước khả năng thông tin công bố ESG có nội dung sai sự thật
□Kiểm tra việc bảo đảm tính ẩn danh của hệ thống tố giác nội bộ
□Kiểm tra việc bảo đảm tính độc lập của cơ quan kiểm toán
▣ Doanh nghiệp toàn cầu và đa quốc gia
□Xác định rủi ro áp dụng các luật chống tham nhũng của nước ngoài như FCPA (Đạo luật Chống tham nhũng ở nước ngoài của Hoa Kỳ) và UKBA (Đạo luật Chống hối lộ của Vương quốc Anh)
□Kiểm tra việc thống nhất sổ tay kiểm soát nội bộ tại các pháp nhân ở nước ngoài
□Kiểm tra nguy cơ vi phạm luật trừng phạt đối với các quốc gia bị áp dụng biện pháp trừng phạt liên quan đến hoạt động xuất khẩu
□Kiểm tra tỷ lệ hoàn thành chương trình đào tạo tuân thủ của nhân viên ở nước ngoài
□Kiểm tra việc xây dựng quy trình phối hợp với bộ phận pháp chế tại địa phương
▣ Doanh nghiệp quy mô trung bình và doanh nghiệp sản xuất
□Kiểm tra rủi ro giao dịch không công bằng với nhà thầu phụ
□Thường xuyên kiểm tra nguy cơ vi phạm Luật An toàn và vệ sinh lao động của Hàn Quốc
□Kiểm tra việc tuân thủ quy định về đánh giá tác động môi trường và xử lý chất thải
□Kiểm tra việc thiết lập hệ thống phòng ngừa rò rỉ bí mật kinh doanh
□Kiểm tra nguy cơ vi phạm thỏa thuận với công đoàn
▣ Doanh nghiệp giải trí và nội dung
□Rà soát hiệu lực pháp lý của hợp đồng về biểu diễn, độc quyền, quyền tác giả và các nội dung khác
□Rà soát điều khoản chấm dứt hợp đồng và phạt vi phạm trong hợp đồng với người biểu diễn, nhà sáng tạo nội dung
□Làm rõ quyền tác giả đối với sản phẩm được thuê sản xuất bên ngoài
□Kiểm tra việc ứng phó với Luật của Hàn Quốc về ghi nhãn và quảng cáo công bằng cùng quy định về PPL
□Xây dựng quy trình ứng phó với bình luận ác ý và hành vi bôi nhọ danh dự
Xem thêm
Xem nội dung video liên quan
đến vụ việc này.
Lén ghi âm cuộc trò chuyện có thể bị phạt tù 10 năm?!😨
