e-Discovery

e-Discovery (eDiscovery) là khái niệm mở rộng thủ tục discovery truyền thống vốn tập trung vào tài liệu để bao gồm cả tài liệu điện tử.

Đối tượng của thủ tục này là nhiều loại thông tin điện tử (ESI, Electronically Stored Information), gồm email, tin nhắn, tệp Word, Excel và PPT, cơ sở dữ liệu, nhật ký máy chủ, tệp âm thanh và video, mạng xã hội, dữ liệu trang web.

Do tài liệu điện tử dễ bị chỉnh sửa, xóa hoặc che giấu, siêu dữ liệu như dấu thời gian, nhật ký truy cập và lịch sử chỉnh sửa có thể đóng vai trò là chứng cứ trọng yếu. Phạm vi xác minh không chỉ dừng ở việc cung cấp tài liệu mà còn bao gồm toàn bộ quá trình tạo lập, lưu trữ và thay đổi dữ liệu.

Một vụ việc có ảnh hưởng quyết định đến việc xác lập cơ chế e-Discovery là vụ Zubulake v. UBS Warburg LLC tại Hoa Kỳ vào năm 2002.

Khi đó, nguyên đơn khởi kiện, cho rằng mình bị sa thải trái pháp luật do phân biệt giới tính, đồng thời yêu cầu bị đơn cung cấp các email có liên quan làm chứng cứ.

Theo đó, tòa án đã công nhận rõ ràng giá trị chứng cứ của tài liệu điện tử mặc dù thủ tục e-Discovery khi đó chưa được chính thức áp dụng.

Tuy nhiên, dù có thể dự liệu việc kiện tụng, doanh nghiệp bị đơn vẫn không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ bảo toàn chứng cứ, chẳng hạn xóa các email có khả năng gây bất lợi hoặc không khôi phục chúng từ dữ liệu sao lưu.

Do đó, tòa án đã áp dụng chế tài đối với hành vi làm hư hại chứng cứ và chấp nhận suy luận bất lợi; điều này cũng ảnh hưởng đáng kể đến phán quyết cuối cùng về bồi thường.

Vụ việc cho thấy rõ rằng doanh nghiệp có thể phải chịu trách nhiệm bồi thường rất lớn và những bất lợi về thủ tục nếu không bảo toàn chứng cứ điện tử kịp thời.

Một trong những công nghệ tiêu biểu được áp dụng để rà soát hiệu quả chứng cứ điện tử quy mô lớn là Technology Assisted Review (TAR), còn gọi là mã hóa dự đoán (Predictive Coding).

Theo phương thức này, luật sư và các chuyên gia khác lựa chọn một số tài liệu để tạo dữ liệu mẫu, phân loại theo các tiêu chí như “có liên quan/không liên quan” hoặc “thuộc/không thuộc phạm vi đặc quyền bảo mật”, rồi dùng dữ liệu đó để huấn luyện trí tuệ nhân tạo. Trên cơ sở này, hệ thống tự động phân tích khối lượng lớn tài liệu còn lại và ưu tiên trích xuất những tài liệu có mức độ liên quan cao.

Quy trình này được thiết kế để thuật toán học các tiêu chí đánh giá pháp lý của chuyên gia.

Nhờ đó, có thể nhanh chóng xác định những tài liệu liên quan trực tiếp đến các vấn đề trọng yếu trong khối dữ liệu khổng lồ, giảm đáng kể thời gian và chi phí rà soát mà vẫn duy trì độ chính xác.

Sau khi thu thập dữ liệu, cần tiến hành các bước xử lý như loại bỏ dữ liệu trùng lặp (Deduplication), xâu chuỗi email (Email Threading), chuyển đổi định dạng và chuẩn hóa siêu dữ liệu.

Đặc biệt, siêu dữ liệu đóng vai trò là thông tin trọng yếu giúp tái dựng diễn biến vụ việc, bao gồm người tạo lập, thời điểm chỉnh sửa, nhật ký truy cập và đường dẫn lưu trữ.

Sự chênh lệch giữa thời điểm tạo tệp và thời điểm báo cáo thực tế, nhật ký truy cập của một người dùng cụ thể hoặc dấu vết sử dụng thiết bị lưu trữ bên ngoài có thể là manh mối quan trọng để đánh giá mục đích và tính cố ý liên quan đến vụ việc.

Vì vậy, cần có cách tiếp cận tích hợp, kết hợp năng lực phân tích kỹ thuật với khả năng giải thích pháp lý.

Một nội dung trọng yếu khác trong thủ tục e-Discovery là quản lý tài liệu thuộc phạm vi đặc quyền bảo mật (Privilege).

Các tài liệu thuộc đặc quyền bảo mật giữa luật sư và khách hàng hoặc tài liệu được chuẩn bị phục vụ việc kiện tụng (Work Product) phải được loại khỏi phạm vi cung cấp. Nếu không sàng lọc phù hợp, toàn bộ chiến lược bảo vệ có nguy cơ bị tiết lộ.

Do đó, trong giai đoạn rà soát tài liệu, cần đồng thời xem xét mức độ liên quan và tình trạng đặc quyền bảo mật; đối với tài liệu thuộc đặc quyền, phải lập danh mục tài liệu đặc quyền (Privilege Log) để nộp cho tòa án.

Bên cạnh đó, quá trình xây dựng chiến lược cung cấp tài liệu theo định dạng mà tòa án yêu cầu (TIFF, PDF, Native, v.v.) cũng rất quan trọng.

Kể từ thời điểm có thể dự liệu một cách hợp lý về việc kiện tụng hoặc điều tra của cơ quan quản lý, doanh nghiệp có nghĩa vụ bảo toàn các tài liệu liên quan.

Biện pháp này được gọi là Legal Hold. Nếu bỏ lỡ thời điểm áp dụng, chỉ gửi thông báo mang tính hình thức hoặc không thực hiện kiểm soát thực chất, tòa án có thể xác định đây là hành vi làm hư hại chứng cứ (spoliation) và áp dụng các biện pháp như suy luận bất lợi, chế tài tiền hoặc tăng mức bồi thường.

Đối với doanh nghiệp toàn cầu, hệ thống quản lý dữ liệu giữa trụ sở chính ở nước ngoài và chi nhánh trong nước thường được vận hành tách biệt. Nếu không xác định rõ phạm vi bảo toàn và chủ thể chịu trách nhiệm, doanh nghiệp có thể gặp những bất lợi về thủ tục ngoài dự kiến.

Dữ liệu được thu thập và chuyển giao trong quá trình e-Discovery thường bao gồm thông tin cá nhân.

Khi đó, có thể phát sinh các vấn đề như hạn chế chuyển dữ liệu ra nước ngoài, nguyên tắc thu thập tối thiểu và nghĩa vụ thông báo cho chủ thể dữ liệu theo các luật bảo vệ thông tin cá nhân như GDPR và PIPA.

Ngay cả khi có lệnh cung cấp tài liệu của tòa án, các quy định về thông tin cá nhân cũng không đương nhiên được miễn áp dụng trong mọi trường hợp, vì vậy cần tiến hành rà soát pháp lý từ trước.

e-Discovery có thể phát sinh chi phí rất lớn tùy theo khối lượng và phạm vi dữ liệu.

Nếu ứng phó chậm trễ hoặc tiến hành mà không có chiến lược, phạm vi thu thập và rà soát có thể mở rộng đến cả dữ liệu không cần thiết, khiến chi phí tăng theo cấp số nhân.

Vì vậy, ngay từ giai đoạn đầu, cần giới hạn phạm vi một cách có chiến lược bằng cách xác định phạm vi dựa trên các vấn đề trọng tâm (Early Case Assessment).

Việc ứng phó sau khi tranh chấp phát sinh cũng quan trọng, nhưng hệ thống quản lý thông tin được thiết lập từ trước mới là yếu tố ảnh hưởng đến mức độ rủi ro.

Việc xây dựng chính sách lưu giữ tài liệu, thiết lập Data Map, hoàn thiện tiêu chuẩn quản lý công cụ cộng tác và ứng dụng nhắn tin, cũng như đồng bộ hóa chính sách sao lưu là những yếu tố trọng yếu quyết định hiệu quả ứng phó với e-Discovery sau này.

Ngay khi có thể dự liệu việc kiện tụng hoặc điều tra, doanh nghiệp phải xác định các nhân viên, cán bộ quản lý và hệ thống có liên quan, đồng thời gửi thông báo Legal Hold.

Đồng thời, cần xác định phạm vi dữ liệu và phối hợp với bộ phận công nghệ thông tin nội bộ cùng các chuyên gia bên ngoài để thực hiện biện pháp bảo toàn.

Mức độ phù hợp của hoạt động ứng phó ban đầu ảnh hưởng trực tiếp đến đánh giá sau đó của tòa án về độ tin cậy.

Cần quản lý tích hợp toàn bộ quy trình, từ thu thập theo phương pháp pháp chứng để bảo đảm tính toàn vẹn, xử lý dữ liệu, rà soát dựa trên TAR, xem xét đặc quyền bảo mật đến quyết định định dạng cung cấp tài liệu.

Nếu các giai đoạn được vận hành riêng rẽ, tính nhất quán của chiến lược có thể bị suy giảm và điều này có thể gây bất lợi cho kết quả kiện tụng.

Công ty Luật Daeryun vận hành bộ phận giám định kỹ thuật số & e-Discovery thuộc Nhóm AI và phân tích dữ liệu.

Qua đó, công ty thực hiện tích hợp toàn bộ quy trình thu thập, bảo toàn, phân tích và cung cấp chứng cứ điện tử cần thiết cho tranh tụng quốc tế, điều tra của cơ quan quản lý nước ngoài và điều tra nội bộ quy mô lớn.

Dữ liệu từ nhiều phương tiện như máy tính cá nhân, máy chủ, nền tảng đám mây và thiết bị di động được thu thập theo phương pháp pháp chứng để bảo đảm tính toàn vẹn. Sau đó, dữ liệu được loại bỏ nội dung trùng lặp, chuẩn hóa siêu dữ liệu và rà soát dựa trên TAR nhằm sàng lọc có hệ thống mức độ liên quan cũng như tình trạng đặc quyền bảo mật, đồng thời hỗ trợ cung cấp tài liệu theo định dạng mà tòa án yêu cầu.

Công ty cũng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý rủi ro về chứng cứ điện tử thông qua việc thiết kế cơ chế thực hiện nghĩa vụ bảo toàn chứng cứ và rà soát hệ thống quản trị dữ liệu.

Doanh nghiệp nên phối hợp với luật sư tư vấn pháp lý doanh nghiệp để tiến hành rà soát từ trước và xây dựng chiến lược ứng phó có hệ thống trước tranh tụng quốc tế và môi trường quản lý toàn cầu.